Wie Sie beim Multi-Tasking den Überblick behalten

Der moderne Arbeitsplatz steckt voller Aufgaben und Informationen.


Während Sie an einer dringenden Aufgabe arbeiten, leuchtet Ihr Telefon mit einer wichtigen Benachrichtigung. Und während Sie diese gerade lesen, kommt ihr Chef  mit einer anderen Aufgabe, die erledigt werden muss – und zwar jetzt.

 

Und es besteht die Möglichkeit, dass Sie bereits eine Vielzahl von Aufgaben für verschiedene Projekte erledigen müssen.

Dies bedeutet, dass Sie mit einer Reihe ziemlich schwerwiegender kognitiver Herausforderungen konfrontiert sind, darunter:

• Umgang mit Ablenkungen von Aufgaben, mit denen Sie beschäftigt sind.
• Sie müssen konstant zwischen Aufgaben wechseln. Dies kann das Wechseln zwischen benötigten Fähigkeiten und das Erreichen des richtigen Freiraums umfassen, um diese Aufgabe nach besten Kräften auszuführen.
• Sie müssen damit fertig werden, dass es eine Menge Arbeit gibt, die Sie innerhalb bestimmter Fristen erledigen müssen, was zu Druck und Stress führt.
• Sie müssen unter Stress effektiv mit Kollegen und / oder Kunden kommunizieren, Fragen beantworten oder Erklärungen abgeben, ohne die Gefahr zu laufen, sie zu entfremden oder Ihre Projekte zurückzudrängen.

Möglicherweise haben Sie bereits Methoden entwickelt, um diese Herausforderungen zu meistern. Aber Sie spüren, dass Ihre Methoden noch nicht effektiv funktionieren. Sie werden von Tag zu Tag gestresster. 

Und obwohl Sie beschäftigt sind, sind Sie nicht produktiv.

Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie die Verwaltung mehrerer Aufgaben und die moderne Geschäftsumgebung effektiver gestalten können.

Schritt Nummer eins: Umgang mit Ablenkungen

Moderne Kommunikationstechnik ist Fluch und Segen zugleich.
Einerseits können Sie in Echtzeit über eine Vielzahl von Kanälen mit Kollegen und Kunden kommunizieren. Es ist kinderleicht, mit Menschen in Kontakt zu treten und ihnen wichtige Informationen zu übermitteln.

Auf der anderen Seite können Kollegen und Kunden in Echtzeit über eine Vielzahl von Kanälen mit Ihnen kommunizieren.

Es fällt Ihnen schwer, eine Aufgabe zu erledigen, ohne durch möglicherweise dringende Benachrichtigungen von verschiedenen Apps und Geräten abgelenkt zu werden.
Jedes Mal, wenn Sie so abgelenkt sind, dass Sie aufhören, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, unterbrechen Sie Ihren “Flow”.

Der “Flow” ist der Zustand, in dem Sie arbeiten möchten. Sie sind voll und ganz in Ihre Aufgabe vertieft, erledigen die Aufgabe mit Energie und haben Ihr Zeitgefühl verloren. Sie befinden sich in der Zone.
Sobald Ihr “Flow”-Status unterbrochen ist, dauert es eine Weile, bis Sie ihn erneut aufrufen. Es ist wahrscheinlich, dass Sie den Aufwand zur Wiederherstellung dieses Status erneut verkraften.

Das Geheimnis des Umgangs mit Ablenkungen und des Aufrechterhaltens eines fließenden Zustands besteht darin, beim Umgang mit Kommunikation selektiv vorzugehen.

Sie haben hier einige Möglichkeiten:
• Verwenden Sie eine Ablenkungsblocker-Software wie Freedom, um eine Reihe von Apps, die Benachrichtigungen generieren, für einen bestimmten Zeitraum auf Ihrem Desktop und Smartphone zu deaktivieren.
• Wählen Sie eine bestimmte Tageszeit, um bestimmte Kommunikationskanäle wie E-Mail zu bearbeiten, und stellen Sie sicher, dass Sie diese zu einem festgelegten Zeitpunkt und in einem Stapel bearbeiten.
• Lassen Sie einen einzelnen Kommunikationskanal für Notfälle offen und machen Sie den Personen, die Zugriff darauf haben, klar, dass sie ihn nur verwenden sollten, um Sie in dringenden Fällen zu kontaktieren.

• Kümmern Sie sich in den Pausen um die eingegangenen Nachrichten

Schritt Nummer zwei: Machen Sie Pausen

Regelmäßige Pausen sind für die Erledigung fast genauso wichtig wie die Vermeidung von Ablenkungen.

Nach Untersuchungen des United States Army Research Institute laufen unsere biologische Rhythmen 90 Minuten lang.

Biologische Rhythmen bestimmen unsere natürlichen, festverankerten Ruhe- und Aktivitätszyklen während Schlaf- und Wachphasen. Am Ende jeder biologischen Rhythmusperiode sind Sie in einem niedrigeren Wachzustand.

Machen Sie also nach Möglichkeit alle 90 Minuten eine Pause. Wenn Sie das nicht schaffen, ist alle 50 Minuten die nächstbeste Option. Machen Sie eine Pause von 15-20 Minuten, um einen optimalen Nutzen zu erzielen.

Wenn Sie sich 50 Minuten lang nicht konzentrieren können, empfiehlt die Pomodoro-Technik, alle 25 Minuten eine Pause von 5 Minuten und am Ende jeder vierten Pause von 25 Minuten eine Pause von 15 Minuten einzulegen.

Hier ist der Trick: Wenn Sie Ihre Benachrichtigungen und Nachrichten während Ihrer Pausen überprüfen, können diese potenziellen Produktivitätsmörder tatsächlich gut für Ihre allgemeine Konzentration und Konzentration sein.

Dies liegt daran, dass sie Ihre analytischen Funktionen für eine Weile aus dem Schneider nehmen. Infolgedessen können sich Ihr Fokus und Ihre Entscheidungsfindung tatsächlich verbessern, zusammen mit Ihrer geistigen Ausdauer.

Schritt Nummer drei: einen Masterplan haben

Jetzt, wo Sie Ablenkungen im Griff haben und wissen, wie Sie Ihre Fähigkeit sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, beibehalten und optimieren können, benötigen Sie einen Plan, um diese Arbeit zu erledigen.

Was Sie nicht tun möchten, ist, mit dem Kopf voran in einen Stapel von Aufgaben zu waten, ohne zunächst zu entscheiden, welche Aufgaben Priorität haben und wie lange sie dauern werden.

Aufgaben zu erledigen, ohne sie vorher zu sortieren, ist ein sicherer Weg, um Termine zu verpassen, Druck für sich selbst zu erzeugen und sogar Zeit und Energie für Aufgaben zu verschwenden, die nicht viel bewirken.

Der erste Schritt bei der Organisation Ihrer Aufgaben besteht darin, sie alle aufzulisten.

Sobald dieser wichtige Schritt erledigt ist, müssen Sie Ihre Aufgaben sortieren. Es wurden einige Systeme entwickelt, um das Sortieren und Verwalten von Aufgaben zu vereinfachen.

1. Die Eisenhower Matrix

Die vom ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower entwickelte Eisenhower-Matrix ist ein einfaches System zur Kategorisierung von Aufgaben nach zwei Faktoren: Dringlichkeit und Delegierbarkeit.

Jede Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste kann in eine von vier Kategorien sortiert werden:

Dringende Aufgaben, bei denen Sie sie ausführen müssen. Auf diese Aufgaben sollten Sie sich zuerst konzentrieren.
Dringende Aufgaben, bei denen Sie diese nicht ausführen müssen. Alle Aufgaben, die in diese Kategorie eingeordnet sind, sollten an eine andere Person delegiert werden.
Weniger dringende Aufgaben, bei denen Sie sie ausführen müssen. Dies sind alle Aufgaben, die Sie erledigen können, wenn Ihre dringenden Aufgaben erledigt sind.
Weniger dringende Aufgaben, bei denen Sie diese nicht ausführen müssen. Diese Aufgaben können vollständig aus Ihrer Aufgabenliste entfernt werden.

Die Eisenhower-Matrix ist zwar einfach zu implementieren, erfordert jedoch ein tägliches Management, um sicherzustellen, dass alle Ihre Aufgaben regelmäßig aktualisiert und alle neuen Aufgaben entsprechend kategorisiert werden.

Sie können hier mehr über die Eisenhower-Matrix erfahren und auf kostenlose Vorlagen zugreifen, um sie zu implementieren.

2. Die Methode “Getting Things Done”

Die Methode „Getting Things Done“ wurde vom Produktivitätsberater David Allen entwickelt. Es enthält mehrere einfache Schritte, mit denen Sie Ihre Aufgaben organisieren und priorisieren können.

Die Methode ist einfach:

1. Definieren Sie jede Aufgabe. Dies schließt die Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben ein. Identifizieren Sie auch den nächsten Schritt, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, und was Sie mit der Aufgabe erreichen möchten.

2. Bestimmen Sie, ob jede Aufgabe sofort oder erst später ausgeführt werden kann.

3. Beachten Sie, ob die Aufgabe von einer anderen Person ausgeführt werden kann.

4. Führen Sie nach Abschluss der obigen Schritte alle Aufgaben aus, die in der Liste der Aufgaben, die jetzt ausgeführt werden können, 2 Minuten oder weniger dauern. Delegieren Sie die Aufgaben, die von einer anderen Person ausgeführt werden können, an ein Teammitglied, und bearbeiten Sie Ihre Aufgaben anschließend nach Priorität.

Wie bei der Eisenhower-Matrix müssen Sie Ihre Aufgabenliste “Getting Things Done” auf dem neuesten Stand halten, damit diese Methode wirksam wird.

Weitere Informationen zur Methode “Getting Things Done” finden Sie hier.

Schritt Nummer vier: Verwende die richtigen Tools zur Unterstützung

 

Moderne Technologie- und Kommunikationstools können am Arbeitsplatz zu erheblichen Ablenkungen führen, aber auch Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren und Ihnen Zeit und Geld sparen.

Dies gilt insbesondere für Tools zur Aufgabenverwaltung.

Aufgaben sind die Bausteine von Geschäftsprozessen. Jedes Geschäftsziel wird durch eine Reihe von Einzelaufgaben erreicht.

Wenn Sie keine Aufgabenverwaltungssoftware verwenden, können Sie Aufgaben bereits auf Papier oder in Tabellenform aufzeichnen und über Kommunikationskanäle wie E-Mail, Chat und persönliche Besprechungen freigeben.

Obwohl dies die Arbeit erledigen kann, ist es einfach nicht effizient:

• Es gibt keinen einzigen Ort, an dem Sie Aufgaben anzeigen und überprüfen können. Dadurch ist es schwieriger, Aufgaben zu finden und deren Fortschritt zu verfolgen.

• Die Kommunikation um Aufgaben herum wird entweder über verschiedene Kommunikationskanäle unterbrochen oder ist nicht mehr da, wenn es los geht

• Das Einrichten und Implementieren wiederholbarer Prozesse nimmt mehr Zeit in Anspruch als nötig, und Ihre wiederkehrenden Aufgabenlisten werden entweder in den Köpfen der Mitarbeiter oder in Dokumenten gespeichert, die verloren gehen können.

• Sie können Aufgaben nicht einfach mit wichtigen Geschäftssicherheiten verknüpfen, die für die Aufgabe relevant sind, z. B. Formularen, Dokumenten oder Bildern. Dies erschwert das Sammeln und Auffinden von Aufgabensicherheiten.

Die verschiedenen oben genannten Hindernisse bedeuten natürlich nicht nur, dass Sie nicht so effizient oder produktiv sind, wie Sie es könnten, sondern hindern Sie auch daran, Ihre Situation zu verbessern.

Durch die Implementierung eines Task-Management-Tools können Sie Ihre Fähigkeit zum Auflisten, Delegieren, Verfolgen und Kommunizieren von Aufgaben mithilfe eines beliebigen Online-Geräts schnell und radikal verbessern.

Vorteile sind:

• Cloud-basierte Software: Informationen werden sicher in der Cloud gespeichert und können von jedem registrierten Mitglied Ihres Teams auf jedem mit dem Internet verbundenen Gerät abgerufen werden.

• Sie können Aufgaben und Aufgabenlisten schnell einrichten und bestimmten Kategorien Aufgaben hinzufügen, um sie leichter zu finden und abzuschließen.

• Echtzeit-Chat und Benachrichtigungen zu Aufgaben. Sie erhalten Benachrichtigungen in der Aufgabenverwaltungs-App und per E-Mail, wenn eine mit Ihnen verknüpfte Aufgabe kommuniziert.

• Die Möglichkeit, Aufgaben direkt aus Benachrichtigungs-E-Mails auszuführen.

• Die Option, Dateien zu einer beliebigen Aufgabe hochzuladen.

• Festlegen von Terminen für jede Aufgabe, wobei Ihre Task-Manager-Software Aufgaben automatisch nachverfolgt, um sicherzustellen, dass sie bis zu ihrem Fälligkeitsdatum erledigt sind.

• In der Lage sein, effektive Aufgabenlisten und Workflows als Vorlagen zu speichern und sie in Zukunft wiederzuverwenden. SOPHY bietet sogar effektive Aufgabenverwaltungssysteme wie Getting Things Done und die Eisenhower Matrix als kostenlose Vorlagen an!

Der einzige Weg, um den Unterschied zu erkennen, den ein Task-Management-System für die Effektivität und Produktivität Ihres Unternehmens ausmachen kann, besteht darin, es selbst auszuprobieren.

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