asset tracking with SOPHy

Wie du mit nur einer einfachen Übung klare Gedanken bekommst

Die heutige Büro-Welt ist stressiger denn je: Immer mehr Aufgaben, immer mehr Flexibilität, immer mehr Tools, die wir lernen müssen. 

Die Präsentation muss morgen fertig sein, aber dann kommt der Chef rein und will noch schnell was erledigt bekommen. Und in der WhatsApp-Gruppe wollen die anderen nun endlich wissen, ob du mit dabei bist. Und die Maße an unbeantworteten Emails, Chats, offenen Aufgaben macht dich verrückt. Die Erwartungen von außen sind hoch.

 

Tipp: So kannst du dich wieder konzentrieren

Kaum bist du fertig mit der Arbeit, beginnen die nächsten Verantwortlichkeiten. Deine Familie will Aufmerksamkeit, dein Verein fragt nach dir und dann muss auch dringend dein Haus mal wieder in Ordnung gebracht werden. 

Damit es schön stressig bleibt, werden die Nachfragen, Bitten und Wünsche mal über WhatsApp, persönlich, Email, Protokoll oder Brief mehrfach kommuniziert. 

 

Hab ich das schon erledigt? Habe ich schon Rückmeldung gegeben?

Es kommt schnell zum kompletten Durcheinander. Priorisierung ist zunehmend unmöglich und damit auch eine zuverlässige Rückmeldung. Wir reagieren, anstatt zu agieren. Unser Gehirn ist nicht dafür konzipiert sich Dinge zu merken, sondern Informationen zu verarbeiten.

 

Wissenschaftliche Erkenntnisse zeigen den richtigen Weg

Während du versuchst, Dinge zu merken, verbrauchst du viel Energie (aus dem Buch “Your Brain at Work” von David Rock). Sie fehlt dir für deine Produktivität, lässt dich unsicher werden (“hab ich das schon erledigt?”) und zweifeln. 

Und genau hier beginnt der Ansatz von “Getting things done”, ein erfolgreiches Konzept von David Allen, was dich fokussierter arbeiten lässt:

  • Nimm dir 1 Stunde Zeit
  • Schreibe alle Aufgaben, Gedanken oder Projekte auf, egal wie klein sie sind 
 

Die Priorisierung danach

Früher haben wir mit unseren Notizzetteln nichts anderes gemacht. Du wirst schnell merken, dass sich dein Kopf genauso frei anfühlt, wenn du es mit Task Management Software wie SOPHY machst. Warum also Gewohnheiten verändern? 
Das entscheidende ist die Flexibilität und die anschließende Priorisierung. Erstelle eine Liste mit folgenden Kategorien:
 
1) Irrelevante Dinge
Ist die Aufgabe relevant? Nein? Dann lösche sie. Und damit auch aus deinem Kopf
 
2) Aufgaben
Wenn die Aufgaben nur 2-3 Minuten dauert – erledige sie sofort. Es macht keinen Sinn sie als “Balast” mitzuschleppen
 
Wenn die Aufgabe eigentlich mehrere Unteraufgaben hat, dann erstelle eine Arbeitsgruppe oder eine Checkliste.
 

Unterteile die Aufgaben in drei einfache Kategorietypen 

Waiting for-Gruppe
Wenn du Aufgaben für andere managed, dann packe diese in die “Waiting-For”-Kategorie, weise sie der Person zu und erstelle eine Deadline. So bekommst du den Kopf frei. Bei SOPHY haben wir automatische und smarte Benachrichtigungen, sodass die Aufgaben bei allen nicht vergessen werden.
 
Next-Steps-Aufgabengruppe
Erfasse hier die Aufgaben, die anschließend erledigt werden müssen.
 
Die Maybe/Someday-Gruppe
Lege hier alle Dinge ab, die du irgendwann mal machen möchtest. Es kann deine persönliche Bucket-List werden (“Wasserski lernen, Urlaub auf Hawaii, Sabbatical, VW Bus fahren,…). 
 
 

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