manage tasks for your virtual assistant

Virtuelle Assistenten - die große Chance für kleine Unternehmen effektiv nutzen!

Das Internet hat die Arbeitsweise der Menschen verändert und ständig neue Möglichkeiten geschaffen, um die Effizienz zu verbessern und Geschäftsprozesse zu rationalisieren.

Der ständige Wandel ist jedoch mit eigenen Herausforderungen verbunden und die Chancen des digitalen Zeitalters zu nutzen ist oftmals keine leichte Aufgabe.

Virtuelle Assistenten sind für Unternehmen das, was “Uber” für die Taxiindustrie ist.

Unternehmer und Kleinunternehmen können Assistenten an abgelegenen Standorten zu flexiblen, erschwinglichen Preisen einstellen und verschiedene Aufgaben übergeben, die für den reibungslosen Betrieb ihres Unternehmens erforderlich sind.

Diese Lösung bietet eine Reihe von Vorteilen:

  • Arbeitgeber zahlen nur für die Arbeit, die erledigt werden müssen.
  • Verträge für virtuelle Assistenten sind oft zu Gunsten des Geschäftsinhabers.
  • Virtuelle Assistenten ermöglichen es Arbeitgebern, Qualifikationslücken in ihrem Unternehmen zu schließen, ohne die Mühe zu haben, einen Vollzeitbeschäftigten einzustellen.
  • Wenn ein virtueller Assistent einen bestimmten Auftrag nicht ausführen kann, ist es relativ einfach, einen Ersatz zu finden, der die Arbeit erledigen kann.

Klingt nach einem fairen Deal, oder?

Es ist einer! Aber der Deal kann sich schnell schlecht anfühlen, wenn du dich nicht auf die Änderungen vorbereitest, die mit der Aufnahme und Verwaltung eines virtuellen Assistenten entstehen. 

Die Verwaltung virtueller Assistenten erfordert strukturierte Prozesse

Es ist nie einfach, neue Mitarbeiter in ein Unternehmen zu integrieren. Außerdem durchläuft jeder neue Mitarbeiter, egal wie erfahren er ist, eine Lernkurve mit geringer Produktivität, während er sich deinen Prozessen und deiner Unternehmenskultur anpasst.

Wenn es um virtuelle Assistenten geht, wird dieses Problem noch verstärkt, da du möglicherweise mehrere Personen unterstützen musst, innerhalb kurzer Zeit produktive Mitglieder deines Teams zu werden

Sie müssen:

  • lernen, wie sie deine Tools und Projektsysteme verwenden,
  • Antworten auf Fragen zu Themen erhalten, die von der Funktionsweise deiner Systeme bis zu bestimmten Aufgaben reichen, die sie erledigen sollen,
  • umgehend Feedback zum Aufgabenstatus geben.
  • die Herausforderungen der Kommunikation mit dir mithilfe digitaler Medien über große Entfernungen meistern.

Damit dieser Prozess reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass du über Systeme verfügst, die die Anforderungen der virtuellen Assistenten erfüllen.

Umso wichtiger ist es jedoch, dass alle Aufgaben oder Prozesse, an denen sie arbeiten müssen, klar definiert und strukturiert sind.

Ist das nicht der Fall, wird die Verwaltung deines virtuellen Assistenten schnell zeitaufwändiger, als die Durchführung deiner eigenen Aufgaben.

Das liegt daran, dass du wahrscheinlich mit Fragen zu den Aufgaben, Verfahren und Systemen überschwemmt wirst, mit denen der virtuelle Assistent konfrontiert ist.

In der Tat wird eine Erfahrung wie diese dich wahrscheinlich von der Idee abbringen, überhaupt virtuelle Assistenten einzusetzen. Dies kann die Flexibilität, Produktivität und Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens erheblich beeinträchtigen.“
Oliver Knoblauch

Die Bedeutung von Workflows

Unabhängig davon, ob du es weißt oder nicht, in deinem Unternehmen sind bereits Workflows eingerichtet.

Dabei handelt es sich um stabile, routinemäßige Aufgabensätze, mit denen du verschiedene Elemente deines Unternehmens verwalten kannst. 

Angefangen von der internen Verwaltung bis hin zu den Schritten, die zur Lieferung des Endprodukts oder der Dienstleistung an deine Kunden ausgeführt werden.

Während Teile deines Workflows möglicherweise in Schulungshandbüchern oder mithilfe von Online-Tools strukturiert sind, befinden sich nicht selten viele Prozessinformationen ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter. Lediglich sie wissen, was für die Erledigung der Aufgabe erforderlich ist.

In Fällen wie diesem, in denen Workflows nicht klar definiert und zugeordnet sind, kann es in Unternehmen zu erheblichen Einbußen bei Produktivität und Umsatz kommen, die folgende Ursachen haben:

  • Verlust von geistigem Eigentum, wenn Mitarbeiter abreisen und ihre Arbeitsabläufe mitnehmen.
  • Operative Ineffizienzen, die sich aus der Unfähigkeit ergeben, Arbeitsabläufe klar zu definieren und Möglichkeiten zu identifizieren, wie sie verbessert werden können.
  • Schwierigkeiten bei der Einstellung neuer Mitarbeiter, die zu Produktivitätsverlusten führen.
  • Unsicherheit und mangelnde Produktivität bei Mitarbeitern, die sich nicht sicher sind, wie sie mit Aufgaben umgehen sollen.
  • Unfähigkeit, Workflows zu identifizieren, zu speichern und einfach abzurufen, die zu Verbesserungen der Effizienz, Produktivität und dem Endprodukt oder der Enddienstleistung für den Kunden führen.
  • Ineffiziente Kommunikation.

Diese Risiken treten natürlich alle in den Vordergrund, wenn du mit virtuellen Assistenten zusammenarbeitest, die ins „kalte Wasser“ in deinem Unternehmen springen und voraussichtlich den ersten Eindruck hinterlassen.

Wie solltest du mit Workflows umgehen?

Während die unzureichende Verwaltung von Workflows zu komplexen Problemen führen kann, ist die Lösung dieser Probleme unkompliziert.

Die einfache Aufgabenliste ist das leistungsfähigste Tool, mit dem du deine Workflows verwalten kannst.

Die Aufgabenliste ermöglicht es dir, einen Prozess zu identifizieren und jeden Schritt in diesem Prozess systematisch zu beschreiben, was zu einem Endergebnis führt.

Die Aufgabenlisten von SOPHY zeigen, wie einfach dieser Vorgang sein kann. 

Du listest einfach die einzelnen Aufgaben auf, aus denen ein Prozess besteht, und ziehst sie dann in die richtige Reihenfolge.

Sobald du mit der Strukturierung deines Prozesses fertig bist und das Gefühl hast, dass du eine Reihe von Schritten hast, mit denen du den Prozess am effizientesten erledigen kannst, kannst du einzelnen Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine hinzufügen und fertig.

So einfach und unglaublich effektiv ist das. 

Durch die Erstellung eines strukturierten Schritt-für-Schritt-Anleitung wissen die Mitarbeiter, was sie in welcher Reihenfolge und wann genau tun müssen.

Sobald dein Workflow strukturiert wurde, kann er gespeichert und für die spätere Wiederverwendung oder Anpassung verwendet werden.

So bringst du dein Workflow-Management auf das nächste Level

Die Einrichtung klarer Prozesse über Aufgabenlisten ist eine hervorragende Möglichkeit, um die Produktivität deiner virtuellen Assistenten zu steigern. Vergiss jedoch nicht wie wichtig die Kommunikation ist.

Ineffektive Kommunikation kann jeden Prozess verlangsamen oder zum Stillstand bringen. Wenn deine virtuellen Assistenten anfangen, in Silos zu arbeiten, wichtige Informationen nicht an dich weiter zu geben oder dir ständig E-Mails mit Fragen zu senden, wirst du Zeit und Geld verschwenden.

Das bedeutet, dass alle von dir eingerichteten Workflows über Mechanismen verfügen sollten, die eine schnelle und aussagekräftige Kommunikation ermöglichen, mit deren Hilfe du echte Probleme so schnell wie möglich identifizieren und beheben kannst. Gleichzeitig solltest du das “Rauschen” bei Aufgaben oder Projekten möglichst verringern.

In der Praxis bedeutet das, dass du drei Dinge benötigst:

  1. Eine zentrale Kommunikationsplattform, auf der die gesamte Kommunikation rund um Projekte oder Aufgaben aufgezeichnet und von den relevanten Teammitgliedern problemlos angezeigt werden kann.
  2. Ein intelligentes Benachrichtigungssystem, mit dem Teammitglieder auf einfache Weise benachrichtigt werden können, wenn relevante Informationen zu einer ihrer Aufgaben oder Projekten veröffentlicht werden.
  3. Die Möglichkeit, die Kommunikation zu filtern, damit die Teammitglieder nur die für sie relevanten Informationen erhalten.

Was du vermeiden möchtest ist, dass du übermäßig per E-Mail kommunizieren musst und lange E-Mail-Ketten mit mehreren Empfängern erstellst. Denn das macht es schwierig und frustrierend, den Überblick über Aufgaben in deinen Projekten zu behalten.

SOPHY zeigt, wie eine effektive Kommunikation die Transparenz von Prozessen verbessern und gleichzeitig Reibungsverluste und Zeitverluste bei Projekten und Aufgaben reduzieren kann.

Beispielsweise stellt das intelligente Benachrichtigungssystem von SOPHY sicher, dass Teammitglieder nur Benachrichtigungen erhalten, die für ihre spezifischen Aufgaben relevant sind.

Die App ermöglicht es Benutzern auch, Kommentare zu Aufgaben und Ressourcen zu hinterlassen. Das gibt dir eine zentrale und nachvollziehbare Möglichkeit für die Kommunikation zu allen Themen, die in Workflows auftreten.

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Eine E-Mail-Benachrichtigung bietet eine weitere Kommunikations-Sicherheit, da Teammitglieder Benachrichtigungen erhalten, wenn für sie relevante Änderungen an Aufgaben oder Ressourcen in der App vorgenommen werden.

Um nicht zwischen E-Mail-Clients und der App wechseln zu müssen, können Benutzer mit SOPHY Benachrichtigungen zu Aufgaben, die per E-Mail gesendet werden, direkt von ihrem E-Mail-Client aus als erledigt markieren

Fazit

Das Verwalten virtueller Assistenten muss keine einschüchternde oder frustrierende Erfahrung sein.

Durch die Einrichtung systematischer Arbeitsabläufe und zentraler Kommunikationssysteme kannst du dein virtuelles Team optimal nutzen.

Und dafür gibt keinen einfacheren Weg als SOPHY.

Die gesamte Kernfunktionalität von SOPHY ist zu 100% kostenlos, einschließlich unbegrenzter Aufgaben und Benutzer.

Unsere Oberfläche ist übersichtlich und sehr benutzerfreundlich, sodass du innerhalb weniger Minuten nach der Registrierung strukturierte Workflows einrichten kannst.

Mit SOPHY kannst du:

  • ganz einfach unbegrenzt Mitglieder in Teams hinzufügen
  • Aufgaben als Listen einrichten und Aufgaben kennzeichnen, um auch bei vielen Aufgaben noch den Überblick zu behalten
  • Teammitglieder bei Aufgaben hinzufügen, um automatisch aufgabenbezogene Benachrichtigungen senden zu lassen
  • Kommentare zu Aufgaben oder angelegtem Equipment hinterlassen, für eine transparente Aufzeichnung der Kommunikation und Aktivitäten zu jedem Thema
  • Equipment-Management in jeden Workflow oder Prozess integrieren
  • Aufgaben einfach in den E-Mails als erledigt markieren – ohne Einloggen.

Hol mit SOPHY das Beste aus deinen virtuellen Assistenten heraus!

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