easy to use team task management tool

Machst du auch diese fatalen Fehler beim Teamwork?

Die Aufgaben deiner Mitarbeiter effizient zu verwalten ist ein entscheidender Faktor  der Verwaltung oder Führung eines Unternehmens.

Wahrscheinlich verfügst du bereits über ein System zur Verwaltung der Mitarbeiteraufgaben. Doch die Optimierung der Art und Weise, wie du die Aufgaben verwaltest, kann große Auswirkungen auf Effizienz, Produktivität und Rentabilität haben.

Hier sind einige häufige und kostspielige Fehler bei der Verwaltung von Mitarbeiteraufgaben, die du möglicherweise machst.

Fehlende Strukturierung beim Mitarbeiterwechsel

Ein unstrukturierter Prozess beim Mitarbeiterwechsel ist einer der häufigsten und kostspieligsten Fehler, die man in einem Unternehmen machen kann.

Folgende Probleme ergeben sich, wenn die Schritte beim Eintritt oder Austritt eines Mitarbeiters nicht definiert und strukturiert festgehalten worden sind:

  • Verlust wertvoller Unternehmensgegenstände an ausscheidende Mitarbeiter
  • Verzögerungen, wenn neue Mitarbeiter Ressourcen benötigen, um zu arbeiten
  • Negativer Eindruck bei neuen Mitarbeitern durch unstrukturierte Prozesse
  • Verlust des Vertrauens in Vorgesetzte
  • erhöhte Dauer und mehr Aufwand, bis neue Mitarbeiter produktiv werden.

In Kombination werden all diese Faktoren der Produktivität schaden und außerdem die Fluktuation erhöhen.

Das bedeutet, dass du fortlaufend Kosten für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter tragen musst, während du gleichzeitig mit den Verlusten der Produktivität und Motivation zu kämpfen hast.

Die beste Lösung dafür sind grundlegend strukturierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse und folgende Schritte:

  • die Definition aller Aufgaben, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zusammenhängen
  • die Definition aller Aufgaben, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt
  • aktive Überwachung der Fortschritte bei laufenden Mitarbeiterein- und -austritten
  • Protokollierung und Verfolgung der Unternehmensressourcen, die vom Eintritt und Austritt von Mitarbeitern des Unternehmens betroffen sind.

Aufgaben werden nicht delegiert

Die meisten Mitarbeiter haben wahrscheinlich wiederkehrende Aufgaben. Und du bist wahrscheinliche froh, wenn diese Aufgaben auch bei ihnen bleiben.

Mitarbeiter sind jedoch mehr als nur weitere Ressource des Unternehmens, die vorhersehbare Arbeitsabläufe in einem Silo durchführen.

Du kannst die Fähigkeiten deiner Mitarbeiter fördern, die Moral im Unternehmen verbessern und deine eigene Arbeit produktiver gestalten, indem du die Kunst der Delegation lernst.

Denn wenn du das nicht tust, können folgende Dinge passieren:

  • Die Zusammenarbeit wird gehemmt
  • Den Mitarbeitern wird wenig Vertrauen vermittelt
  • Den Mitarbeitern fehlt die Möglichkeit sich zu verbessern
  • Deine Produktivität wird eingeschränkt und arbeitsintensive Aufgaben lenken dich von deinen Zielen ab.

Systeme wie die Eisenhower-Methode und das “Getting Things Done”-Prinzip betonen genau aus diesen Gründen die Bedeutung der Delegation.

Verbessere die Delegation von Aufgaben, indem du:

  • wichtige Aufgaben übergibst, die nicht nur du erledigen kannst
  • alle einfachen Aufgaben übergibst, die nicht nur du machen kannst
  • jede Aufgabe an einen bestimmten Mitarbeiter übergibst
  • sicherstellen, dass der Mitarbeiter das Fälligkeitsdatum der Aufgabe kennt
  • dich mit der Einweisung deiner Mitarbeiter zu befasst, damit delegierte Aufgaben korrekt ausgeführt werden.

Das Ergebnis wird ein effizienteres Unternehmen sein. Du wirst mit deiner Arbeit mehr für die gesamte Organisation erreichen können.

Fehlende Zusammenarbeit

Strukturierte Zusammenarbeit ist einer der größten Trends in der modernen Geschäftswelt.

Mittlerweile stehen zahllose Tools zur Verfügung, um die Zusammenarbeit zu unterstützen. 

Doch auch HR-Forscher stellen immer wieder fest wie entscheidend strukturierte Zusammenarbeit ist, um Teamgeist und Gemeinschaftsgefühl innerhalb eines Unternehmens zu entwickeln, Arbeitsergebnisse zu verbessern und Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.

Strukturierte Zusammenarbeit kann mit einfachen Schritten erreicht werden, wie z.B.:

  • die Unternehmensstrategie und die wichtigsten Entwicklungen rechtzeitig und klar an die Mitarbeiter zu kommunizieren
  • sich Zeit zu nehmen, um Kommentare und Rückmeldungen der Mitarbeiter zum Arbeitsumfeld, zu Aufgaben und Rollen zu bekommen
  • Kollaborations-Tools zu nutzen, um Aufgaben und Prozesse besser verwalten und steuern zu können
  • Kommunikations-Tools für die Verbesserung der teamübergreifenden Kommunikation zu nutzen
  • Mitarbeiter zur Zusammenarbeit bei Aufgaben und zur Erarbeitung kreativer Lösungen zu ermutigen.

Ignorieren des technologischen Fortschritts

Die Arbeitswelt ist dabei, sich komplett zu verändern.

Die aus der Industrieära übernommene strukturierte Arbeitswoche scheint von Tag zu Tag mehr überholt zu sein. Viele Arbeitnehmer entscheiden sich für einen Arbeitslebensstil, der ihnen mehr Freiheit und Flexibilität bietet.

Dieser Wandel wird durch die sich entwickelnden Technologien sowohl in der Hardware als auch in der Software nicht nur in Sachen Kommunikation vorangetrieben.

Es ist nicht immer einfach mit dem enormen Wachstum des Kommunikationssektors mitzuhalten, doch es gibt bereits etablierte Anwendungen, die du für eine modernere und flexiblere Arbeitsumgebung für Mitarbeiter nutzen und damit gleichzeitig vielen Herausforderungen im Arbeitsalltag begegnen kannst.

Zu den wichtigsten Tools für moderne Unternehmen gehören:

  • Anwendungen zur Zeiterfassung wie Toggl
  • Anwendungen zur Aufgabenverteilung und -verwaltung wie SOPHY
  • Anwendungen zur Teamkommunikation wie Slack oder Microsoft Teams
  • cloudbasierte Systeme zur Speicherung, Nutzung und Verwaltung von geteilten Dokumenten wie Google Documents
  • cloudbasierte Systeme zur Speicherung, Nutzung und Verwaltung von geteilten Dateien wie Dropbox oder Google Drive.

Der Einsatz dieser Anwendungen kann die Art und Weise, wie du Aufgaben in deinem Unternehmen verwaltest, erheblich vereinfachen. Sie schaffen mehr Transparenz, bieten eine bessere Möglichkeit der Prozessanalyse und fördern das Wachstum.

Schließe dich der digitalen Revolution an

SOPHY ist perfekt für den Einstieg in die digitale Revolution. SOPHY wurde entwickelt, um die Verwaltung von Aufgaben so einfach und zugänglich wie möglich zu machen, und ermöglicht es dir:

  • Aufgaben zentral von einer cloudbasierten Plattform aus zu verwalten und zu teilen
  • einfach detaillierter Aufgaben und Checklisten zu erstellen
  • Dateien und Bilder zu Aufgaben hochzuladen
  • Benutzer als Verantwortliche zu Aufgaben hinzuzufügen
  • Aufgaben automatisch nachverfolgen zu lassen
  • Unternehmensressourcen zu verwalten und mit Aufgaben zu verknüpfen
  • zu Aufgaben innerhalb der Anwendung zu kommunizieren.

SOPHY bietet weiter nützliche Funktionen wie Live-Benachrichtigungen bei Änderungen an Aufgaben oder die Möglichkeit, Aufgaben innerhalb der Benachrichtigungs-E-Mails als erledigt zu markieren.

Damit es die Software ideal für:

  • die Delegation von Aufgaben
  • strukturierte Mitarbeiterwechsel
  • die Erstellung und Verwaltung einfacher Checklisten und Aufgabenlisten
  • die Verwaltung komplexer Projekte und Arbeitsabläufe
  • die erschwingliche Verwaltung und Erfassung des Unternehmensinventars.

Entdecke SOPHY kostenlos und finde heraus, wie einfach du das Aufgabenmanagement in deinem Unternehmen verbessern kannst. 

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