what is a workflow

Was ist ein Arbeitsablauf, warum brauchst du einen und wie wird er erstellt?

Wenn du das hier liest, bist du wahrscheinlich auf den Begriff “Arbeitsablauf” gestoßen und fragst dich, was er bedeutet und wie genau er sich auf Geschäftsprozesse bezieht.

Viele Unternehmen arbeiten mit zahllosen Arbeitsabläufen, ohne dass sie oder ihre Mitarbeiter genau wissen, worum es sich dabei genau handelt.

Nimm als Beispiel einen Imbisswagen.

Der Besitzer des Imbisswagens ist vielleicht nicht mit der Definition von “Arbeitsabläufen” vertraut, aber er nutzt sie jeden Tag, um seinen Betrieb am Laufen zu halten.

Seine Arbeitsabläufe umfassen zum Beispiel die Beschaffung von Zutaten, sowie die einzelnen Schritte, die er bei der Zubereitung seiner Gerichte durchführen muss.

Was genau ist also ein Arbeitsablauf?

Ein Arbeitsablauf beschreibt eine Reihe von einzelnen Aufgaben, die in einer festen Reihenfolge miteinander verbunden sind, um einen wiederholbaren Prozess zu definieren.

Die Rezepte, die der Besitzer des Speisewagens verwendet, sind ein einfaches aber ausgezeichnetes Beispiel dafür.

Bei den Rezepten werden verschiedene Handlungen in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt, um genau das Gericht zu produzieren, das möglichst durchgehend gleich schmecken soll.

Dabei ist das Rezept der Arbeitsablauf, der für die wiederholte Verwendung bestimmt ist.

In einem Büro jedoch wird der Begriff “Arbeitsablauf” verwendet, um mehr als nur eine strukturierte Aufgabenliste zu beschreiben.

Hier bezieht sich der Begriff auch auf die Definition und Visualisierung der zusammenhängenden Aufgaben innerhalb eines wiederholbaren Prozesses.

Wozu brauchst du einen Arbeitsablauf?

Arbeitsabläufe können genutzt werden, ohne dass sie visualisiert oder anderweitig festgehalten werden müssen. Millionen von Menschen auf der ganzen Welt setzen auf diese Weise täglich komplexe, nicht-lineare Arbeitsabläufe um.

Doch Arbeitsabläufe nicht zu strukturieren oder zu definieren, birgt einige Risiken.

Denn dadurch können sie leicht verloren gehen, wenn zum Beispiel wichtige Mitarbeiter eine Organisation verlassen und diese Abläufe nicht kommuniziert oder geteilt werden.

Ohne definierte, strukturierte Arbeitsabläufe wird es auch schwieriger, das Prozessmanagement und die Effizienz zu analysieren und zu verbessern.

Die Strukturierung von Arbeitsabläufen ermöglicht es dir:

  • sorgfältig wiederholbare Prozesse gestalten
  • Prozesse aufzuzeichnen und abzuspeichern, um sie jederzeit wieder verwenden zu können
  • diese Prozesse oder Aufgaben innerhalb dieser Prozesse anderen Mitgliedern der Organisation zuzuweisen
  • den Fortschritt der Aufgaben innerhalb des Prozesses festzuhalten und sichtbar zu machen
  • Aufgabenabläufe zu analysieren und optimieren, um die Effizienz oder die Ergebnisse des Arbeitsablaufs zu verbessern.

Wie man einen Arbeitsablauf erstellt?

Egal, ob du einen etablierten Arbeitsablauf zum ersten Mal definieren und aufzeichnen möchtest oder einen neuen Arbeitsablauf von Grund auf neu entwirfst. Folgende Schritte solltest du immer durchführen:

  • definiere das Ergebnis und sei dabei möglichst genau
  • liste die einzelnen Aufgaben der Reihe nach auf, die zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses getan werden müssen
  • beschreibe die einzelnen Aufgaben möglichst detailliert
  • halte die Dauer der einzelnen Aufgaben fest
  • gib an, welcher Mitarbeiter für die Aufgabe verantwortlich ist.

Wie du diesen Prozess angehst hängt davon ab, wie komplex der Arbeitsablauf ist und ob es sich um einen bestehenden oder neuen Prozess handelt.

Wenn du zum ersten Mal einen Arbeitsablauf erstellst, sind Stift und Papier gute Hilfsmittel, um Ideen zu sammeln und die einzelnen Schritte herauszuarbeiten.

Sobald du jedoch ein klareres Bild davon hast, wie Ihr Arbeitsablauf aussehen wird, empfiehlt es sich Software zu verwenden. Das hilft dir dabei, alle Arbeitsabläufe zu organisieren und zu speichern, um sie leicht wiederzufinden und zu teilen.

Wie du die Effizienz von Arbeitsabläufen verbessern kannst

Eigentlich hast du die Antwort, wie du die Effizient von Arbeitsabläufen verbessern kannst, schon bekommen: nutze am besten eine Software zur Prozess- und Aufgabenverwaltung.

Es gibt eine Reihe von verschiedenen Software-Anbietern auf dem Markt, die sich im Wesentlichen in zwei Kategorien unterteilen lassen:

1. Die Gestaltung von Arbeitsabläufen

Mit einer Software zur Gestaltung von Arbeitsabläufen kannst du hochkomplexe Arbeitsabläufe meist grafisch abbilden. Beispiele hierfür sind Visio und SmartDraw.

Doch sind solche Lösungen für die Bedürfnisse vieler Unternehmen oft zu übertrieben, da sie für doe Abbildung komplexer Arbeitsabläufe mit einer großen Anzahl paralleler Prozesse und Aufgabenabhängigkeiten verwendet werden.

Die Software ist auch nicht speziell auf die Verwaltung oder die Automatisierung ausgerichtet, obwohl genau das die wichtigen Anforderungen für Unternehmen jeder Größe sind.

2. Die Verwaltung von Arbeitsabläufen

Eine Lösung wie SOPHY ist darauf ausgelegt, die einzelnen Elemente von Arbeitsabläufen einzurichten und gleichzeitig zu automatisieren.

Der Umfang und die Komplexität des Automatisierungsprozesses sind von einem Anbieter zum anderen unterschiedlich.

SOPHY ermöglicht es dir:

  • Arbeitsabläufe ganz einfach zu erstellen, indem du Aufgaben und Checklisten anlegst oder vorhandene Vorlagen anpasst
  • relevante Informationen zu jeder Aufgabe innerhalb eines Arbeitsablaufs festzuhalten und relevante Dokumente oder Dateien hochzuladen
  • Aufgaben innerhalb des Arbeitsablaufs transparent an andere Mitglieder des Teams zu verteilen
  • die Erinnerung an Aufgaben und Fälligkeitsdaten zu automatisieren, sodass die  Software den Fortschritt der Aufgaben verfolgt und Benutzer bei Änderungen oder bevorstehenden Terminen benachrichtigt
  • Arbeitsabläufe als Vorlagen zu speichern, damit sie nicht verloren gehen und einfach wiederverwendet werden können
  • direkt in der Anwendung zu Aufgaben und Arbeitsabläufe zu kommunizieren, um lange Kommunikationswege und Wartezeiten zu vermeiden
  • klare Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe festzulegen
  • Arbeitsabläufe und Aufgaben in der Cloud zu teilen, damit sie für alle autorisierten Teammitglieder jederzeit verfügbar sind.

Es ist so einfach zu bedienen, dass nicht nur IT-Profis, sondern auch der Imbisswagenbesitzer SOPHY für seine Arbeitsabläufe verwenden kann. Von den Rezepten bis zur Beschaffung von Zutaten, oder zur Zuweisung von Aufgaben an Mitglieder seines Imbisswagenteams.

Diese Vorteile sind für Unternehmen mit einer größeren Anzahl von komplexeren Arbeitsabläufen von großem Nutzen und bieten ihnen zahlreiche Möglichkeiten, ihre Arbeit zu optimieren, die Produktivität zu steigern und den Stress innerhalb der Organisation zu reduzieren.

Lass deine Arbeitsabläufe für dich arbeiten.

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