A smiling male office worker sitting at a desk in a modern office.

5 Schritte für perfektes Offboarding in deiner Firma - und warum es dir Sicherheit gibt

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Egal ob du ein HR-Manager, ein CEO oder ein Vorgesetzter bist. Es ist wichtig, dass du die Notwendigkeit für einen soliden Offboarding-Prozess verstehst. Denn ein durchdachter Offboarding-Prozess wird dafür sorgen, dass viele unnötige Kosten für deine Firma entfallen. Aber auch wird es dafür sorgen, dass dieser Prozess sicherer und transparenter wird. Sowohl für dich, als auch für den Mitarbeiter, der die Firma verlässt.

Laut einer Aberdeen-Studie haben weniger als 29% der Unternehmen ein Offboarding-System integriert. Das ist ein großer Fehler, denn ein undurchsichtiger und unstrukturierter Austritt aus einer Firma kann fatale Folgen haben. Denn ein frustrierter Mitarbeiter, der die Firma verlässt, kann zweifellos eine gewisse Macht über die Wahrnehmung und Sicherheit dieser haben.

1. Die Macht der Ehemaligen – 70% der Angestellten haben beim Austritt aus der Firma noch Zugang zu Systemen und Ausrüstung

 

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht mit ihm auch viel Wissen über dieses Unternehmen und dessen geistigen Eigentum. Sowohl im Hinblick auf Erfahrung, als auch bezogen auf die relevante Industrie. Des Weiteren haben sie die Freiheit ihre Meinung über das Unternehmen und die Informationen preiszugeben, sollte kein Geheimhaltungsvertrag vorher vereinbart worden sein.
Eine solche Person kann als Fürsprecher auftreten – oder als Kritiker. Als Verantwortlicher kann eine solche Situation einfach im Sinne des Unternehmens gelöst werden, indem ein Offboarding-Tool für klare Verhältnisse sorgt.


Ein solches System sorgt dafür, dass eine solche Person im Guten die Firma verlässt und somit ein Fürsprecher wird. Auch gibt es volle Kontrolle und Transparenz über die Prozesse, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt. Mit vorgefertigten Checklisten und einer übersichtlichen Verwaltung der Geräte und Zugänge, wird diesen Risiken vorgebeugt.

 

Es gibt keinen Platz für Fehler, sobald die grundlegenden Prozesse im Offboarding übersichtlich abgearbeitet werden können.

2. Vermeide unvorhersehbare Risiken für Budget und Sicherheit

 

Sobald dein Unternehmen verstanden hat, was das Ziel des Offboardings ist, ergeben sich neue Möglichkeiten für dich. Es ist mehr als nur die simple Rückgabe der Ausstattungsgegenstände wie Handy, Schlüssel oder Laptop. Es geht um einen klaren und strukturierten Prozess, der den Mitarbeiter sanft aus dem Unternehmen gehen lässt, damit die Verbindung weiter bestehen bleibt.

“70% der Angestellten haben beim Austritt aus der Firma noch Zugang zu Systemen und Ausrüstung”

Viele Verantwortliche unterliegen der Vorstellung, dass ein ehemaliger Mitarbeiter keine Bedrohung darstellen kann. Sie vertrauen darauf, dass diese sich in keiner Weise negativ über das Unternehmen oder sie äußern werden. Weder in einer schädliche, noch tiefgreifenden Art und Weise.

Doch wir alle wissen, dass eine Person mit einer Internetverbindung unterschiedlichste Plattformen zur Verfügung hat, um ihre Meinung zu verbreiten. Sei es über Social Media Netzwerke wie Facebook, Twitter und Co., über digitale Berufs-Netzwerke wie LinkedIn und Xing, oder über Webseiten wie Reddit. Ein unzufriedener ehemaliger Mitarbeiter kann sich hier Gehör verschaffen.

Es ist deshalb wichtig mit einem System zu arbeiten, dass diese Offboarding-Prozesse strukturiert. Ein solider Ablauf für den Austritt der Mitarbeiter sorgt dafür, dass durch bereitgestellte Checklisten keine Aufgabe untergeht. So kann der Angestellte das Unternehmen mit einem guten Gefühl und einer weiterhin positiven Bindung verlassen.

3. Nachhaltigkeit und Kontrolle einfach gewährleisten

 

Auch wenn es keine Garantie gibt, dass Menschen ihre Beschwerden oder Kritik ausdrücken, kann dieses Risiko sehr einfach minimiert werden. Ein nachhaltiger Offboarding-Prozess zeigt dem Mitarbeiter, dass man Wert auf einen einvernehmlichen und sanften Austritt legt.

Schon oft ist es dazu gekommen, dass ein unorganisierter Abschied mit einer Person auf lange Sicht das Unternehmen Geld und Ansehen gekostet hat.

Besonders wenn diese Person etwas im Umgang mit mir oder meinem Team als besonders unfair wahrgenommen hat.
Das ist ein alltägliches Problem. Es ist ein Produkt unorganisierter Unternehmensprozesse. Eins, dem man sanft und effizient entgegenwirken kann. Vielleicht fragst du dich: Wie kann ich solche Probleme in meinem Unternehmen vermeiden? Gibt es eine Möglichkeit, die Woche ohne ein solches Drama zu überstehen?

Es ist ziemlich einfach umzusetzen, sobald du deinen Offboarding-Prozess ernst nimmst. Es muss nicht kompliziert sein und benötigt keinen riesigen Zeitaufwand, solange du ein solides und simples System integrierst.

4. Mach den Abschied sanft

Niemand kann genau vorhersagen, wie sich der Karriereweg eines Menschen entwickelt. Wird Ihr Angestellter vielleicht bald dein Kunde sein? Oder eventuell sogar ein Teil deiner Konkurrenz? Oft ist es sehr überraschend wohin es die ehemaligen Mitarbeiter verschlägt. Das ist ein weiterer Grund, weshalb man Wert auf einen sanften und respektvollen Abschied legen sollte.

Nenne Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, besser “Alumni” statt “Ex-Mitarbeiter”.

Diesem Grundsatz liegt ein altbekanntes Sprichwort zugrunde: Behandle andere so, wie du von ihnen behandelt werden willst. Der ganze Austrittsprozess des Mitarbeiters sollte einfühlsam gestaltet sein. Dazu gehört auch die Bezeichnung als “Alumni”, statt den Begriff “Ex-Mitarbeiter” zu nehmen.

Der Begriff “Alumni” hat eine bei weitaus positivere Konnotation. Sie bezeichnet eine Person, die stolz darauf ist, Teil eines Unternehmens gewesen zu sein. Das sorgt dafür, dass noch immer eine Brücke zwischen beiden erhalten bleibt.

Die Bezeichnung als “Ex-Mitarbeiter” suggeriert ein komplett beendetes Verhältnis. Es unterstreicht, dass es keine Verbindung mehr zwischen dem ehemaligen Mitarbeiter und dem Unternehmen gibt.

Jemand, der eine respektvollen und positiven Abschied erleben durfte, wird das Unternehmen als Unterstützer verlassen und für dessen guten Ruf sprechen. Er wird durch seinen Einfluss einen Teil zu der positiven Wahrnehmung des Unternehmens beitragen.

Dieses Prinzip liegt unserem System zugrunde, denn nur ein nachhaltiger und kontrollierter Offboarding-Prozess ist im Sinne des Unternehmens und des betreffenden Mitarbeiters.

5. Stärke die Struktur und Atmosphäre des Unternehmens

 

Der Abschied eines Mitarbeiters wirkt sich auf andere bestehende Angestellte aus. Es ist wichtig das ganze Team entsprechend abzuholen, bevor ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Protokolle und Checklisten sorgen hier für die entsprechende Struktur. Die Teammitglieder müssen ehrlich und schnellstmöglich informiert werden. So kannst du eventuellen Ängsten und Spekulationen vorbeugen und bereiten einen umfangreichen Austausch innerhalb des Team vor.

Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, sind sehr aufmerksam gegenüber den kleinsten Details, die Ihren Ausstieg betreffen. Deswegen ist es wichtig einen strukturierten und klaren Prozess zu haben, der für sie transparent ist. Das kannst du mit der Einführung von Checklisten sehr einfach gewährleisten. Sie können alle relevanten Details und Schritte übersichtlich abbilden und den betroffenen Mitarbeiter automatisch über den aktuellen Status informieren.

Was kann ich als Verantwortlicher tun, um den Offboarding-Prozess zu verbessern?

 

Mit unserem System kannst du auf eine einfache Art und Weise gewährleisten, dass der Offboarding-Prozess in deinem Unternehmen sanft und organisiert abläuft. Vorgefertigte Checklisten sorgen für Transparenz und minimieren Fehler. Ganz egal wie groß und weit verbreitet dein Unternehmen ist. Des Weiteren ermöglicht es dir die Zugänge und Geräte deines Unternehmens kontrolliert mit deinen Mitarbeitern zu teilen und immer die Übersicht über alles zu behalten. Falls eine Checkliste Ihre Bedürfnisse nicht zu hundert Prozent abbildet, kannst du diese ganz einfach ergänzen oder korrigieren. Das ermöglicht dir weiterhin flexibel und agil zu bleiben. Sorg dafür, dass du einen Offboarding-Prozess etablieren, mit dem du Geld sparen kannst und der nachhaltig ist.

Unbegrenzte Nutzer. Unbegrenzte Checklisten. Unbegrenztes Equipment.
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