Desktop computer on a desk.

5 wichtige Punkte, auf die du bei Einarbeitungs-Programmen achten solltest

Wenn du auf der Suche nach einem Onboarding Programm bist, bist du schon weiter als viele andere Unternehmen. Denn offensichtlich ist dir die Wichtigkeit eines organisierten Onboarding Prozesses schon bewusst.

Das Problem ist jedoch, dass es Dutzende Anbieter von Onboarding Programmen gibt, die viele verschiedene Lösungen und Funktionen anbieten.

Viele dieser Programme sehen super aus! Doch ist das Äußere meistens nicht das, was benötigt wird – sondern Effizienz und Nutzerfreundlichkeit.
Um dir dabei zu helfen die richtige Software für dein Unternehmen zu finden, haben wir die 5 wichtigsten Punkte zusammengestellt, auf die du achten solltest:

1. Einfach und übersichtlich

Mal ganz ehrlich: Das Letzte, was du brauchst, ist eine komplexe Software, die mehrere Stunden Implementierungszeit benötigt.


Eine gute Software sollte übersichtlich und intuitiv zu bedienen sein, auch für einen Laien.
Die folgenden Punkte zeigen dir, wie benutzerfreundlich eine Software ist:

  • Einfache Anmeldung: Kein komplizierter Registrierungsprozess. Du solltest schnell einen Account anlegen und in die Software einsteigen können z.B. mit deinem Google-Account.
  • Cloudbasiert. Es kostet Zeit eine Software oder Updates dafür herunterzuladen. Viel Zeit. Deswegen basiert eine gute Lösung auf einer Cloud. In einer digitalen und vernetzten Welt, kannst du überall und von jedem Gerät auf deinen Account zugreifen.
  • Intuitive Navigation. Du solltest in dem Programm nicht von komplexen Funktionen erschlagen werden. Es ist wichtig sich leicht zurecht zu finden, damit du keine Zeit mit der Suche nach etwas verschwenden musst.
  • Minimalismus. Bunte Farben und Animationen machen Spaß, aber sie bremsen dich und die Software aus. Oft lenken sie sogar nur ab. Minimalismus in der Software hilft dir dabei, deine Aufgaben konzentriert bearbeiten zu können.

2. Vorlagen für Checklisten

Es ist ganz offensichtlich, dass ohne Vorlagen von Checklisten die ganze schwere Arbeit an dir hängen bleiben wird.

Ein gutes Onboarding Programm sollte eine Auswahl an Vorlagen für Onboarding-Checklisten enthalten. Sie sollten einfach zu finden und benutzen sein und sind eine solide Grundlage für deine Onboarding-Prozesse.

Wonach du suchen solltest, ist unter anderem:

  • Eine Auswahl an Vorlagen aus verschiedenen Branchen.
  • Die Möglichkeit Vorlagen schnell zu individualisieren, um sie an die Ziele und Prozesse deines Unternehmens anzupassen.
  • Eine sinnvolle Struktur, um die Vorlagen in Stufen zu unterteilen mit Fokus auf Pre-Onboarding, Vorbereitung, Training, Orientierung etc.
  • Die Möglichkeit, eigene Vorlagen einfach anzulegen und für die eigenen Prozesse abspeichern zu können

3. Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit im Team zu fördern ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt des Onboarding. Ein Onboarding Programm dient nicht nur der Strukturierung und Organisation von kritischen Teilen des Onboarding-Prozesses. Es sollte dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben aktiv an diesem Prozess teilnehmen und auch dort schon produktiv sein zu können.

Du willst auch nicht, dass der Onboarding Prozess getrennt wird von dem Onboarding Programm und du verschiedene Teile des Prozesses per E-Mail, Text oder im Gespräch verfolgen musst.

Dein Onboarding Programm muss daher:

  • die Möglichkeit bieten jede Person hinzufügen zu können, die an dem Onboarding Prozess beteiligt ist
  • den Teammitgliedern erlauben die Schritte des Onboarding Prozesse zusammen bearbeiten zu können
  • eine Kommunikation innerhalb des Systems bieten, damit die Teammitglieder sich dort zu den Aufgaben austauschen können.

4. Verwaltung des Equipments​

Die Verwaltung des Equipments ist ein wichtiger Teil des Onboarding Prozesses.

Ein effektiver Umgang mit dem Equipment steigert die Produktivität neuer Mitarbeiter und verringert das Risiko finanzieller Verluste, das durch Off- und Onboarding Prozesse entstehen kann.

Effektive Onboarding Programme sollten ein integriertes System zur Verwaltung von Equipment bieten, das nahtlos in Onboarding-Checklisten integriert werden kann.
Gute Systeme zur Equipmentverwaltung sollten dir Folgendes ermöglichen:

  • Einfaches Erfassen von neuem Equipment
  • Klare Beschreibung des Equipments und Möglichkeit eine ID-Nummer hinzuzufügen
  • Das Equipment einem Besitzer zuordnen zu können
  • Das Equipment einem Benutzer zuordnen zu können
  • Das Equipment entsprechend markieren zu können, wenn in Wartung ist
  • Eine Erfassung der Aktivitäten, wann, von wem und an wen das Equipment gegangen ist

5. Mitgliederverwaltung

Dein Onboarding Programm sollte nicht nur eine Zusammenarbeit von Teammitgliedern ermöglichen. Es sollte den Prozessverantwortlichen unterstützten, den Onboarding Prozess einfach und effektiv zu steuern.

Außerdem sollte die Software den Verantwortlichen dabei helfen, die Aufgaben für die jeweiligen Mitarbeiter klar beschreiben zu können. Falls nötig auch detailliert.

Die Funktion bezüglich der Mitgliederverwaltung sollte deswegen erlauben:

  • Mitglieder schnell in das System zu bringen bzw. wieder zu entfernen – auch im Hinblick auf Checklisten, Aufgaben und Equipment.
  • Email-Benachrichtigungen zu schicken, falls es Änderungen der Aufgaben oder des Equipments gibt, das dem Teammitglied zugeordnet ist.
  • dem Teammitglied die offenen Aufgaben direkt anzeigen zu lassen, die ihm zugewiesen worden sind.
  • Ansichten so zu filtern, das jedes Teammitglied die für sich relevanteste Ansicht der Aufgaben verwenden kann.
  • innerhalb der Software mit anderen Teammitgliedern kommunizieren zu können.

“Wenn dein Onboarding Programm ein eigenes Onboarding, einen Workshop und einen dedizierten Manager benötigt, erleichtert es dir deine Arbeit nicht und bietet keinen Mehrwert.”

Vorteile des Minimalismus

SOPHY wurde unter Berücksichtigung all dieser Aspekte entwickelt. Mit SOPHY bekommst du eine einfache aber wirkungsvolle Software, um deine Mitarbeiter zu on- und offboarden.
SOPHY bietet dir:

  • Cloudbasierte Software. Ohne Download und ohne komplizierten Anmeldeprozess, kannst du dich mit deinem Google-Account anmelden.
  • Einfache und intuitive Bedienung, die deine On- und Offboarding Prozesse so einfach wie möglich gestaltet.
  • Schnelle Erstellung und Anpassung von Checklisten, mit der Möglichkeit auf Vorlagen aus verschiedenen Industrien zurückgreifen zu können.
  • Zusammenarbeit. Die Teammitglieder können den Status ihrer Aufgaben und Prozesse mitverfolgen und kommunizieren. Sie bekommen außerdem Nachrichten über die Änderungen in den On- und Offboarding Prozessen.
  • Eine einfache und effizient Verwaltung der Ressourcen die dir hilft deine Ressourcen zu dokumentieren und die wichtigsten Fakten zu ihnen abzuspeichern.
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