An exit road sign next to a green lawn.

Mitarbeiteraustritt - Checklisten, Prozesse und Best Practices

Jeder Anfang hat auch ein Ende.

Egal, wie stark die Bindung deiner Mitarbeiter an dein Unternehmen ist. Irgendwann wird die Zeit kommen, in der sie deine Firma verlassen werden.Doch obwohl dieser Prozess unvermeidlich ist, gibt es wenige Unternehmen, die einen guten Offboarding-Prozess etabliert haben.

Ausscheidende Mitarbeiter können ein Sicherheitsrisiko für dein Unternehmen sein. Aber sie können auch zur Verlangsamung von Prozessen oder zu Verwirrungen beitragen – auch unbeabsichtigt. All diese Dinge wirken sich negativ auf die Produktivität und das Ansehen deines Unternehmens aus.

 Doch gute Offboarding-Prozesse können einfach, effektiv und kostengünstig in ein Unternehmen eingeführt werden. So können diese Herausforderungen im Beschäftigungskreislauf erfolgreich überwunden werden.

1. Kommuniziere zügig, dass der Mitarbeiter geht

Sobald feststeht, dass ein Mitarbeiter geht, informiere umfassend alle anderen relevanten Mitarbeiter.

Denn falls ein Vakuum entsteht, füllt sich dieses schnell mit Gerüchten. Es entstehen Spekulationen über die Motive oder die Konsequenzen für das Unternehmen und die eigene Arbeit oder Zukunft in der Firma.

Ehe du der Gerüchteküche eine Chance lässt, solltest du möglichst schnell und klar sagen, dass und warum der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

2. Bereite die wichtigen Dokumente vor

Es ist wichtige, dass du die Dokumente für das Offboarding organisierst. Außerdem solltest du einen strukturierten Prozess haben, um diese Dokumente abzuarbeiten

 

Folgendes sollte enthalten sein:

  • Unterzeichnetes Rücktritts- / Kündigungsschreiben
  • Unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung
  • Alle notwendigen Steuerbelege vom Mitarbeiter
  • Alle notwendigen Leistungsnachweise vom Mitarbeiter (Krankenversicherung, Altersvorsorge, Arbeitslosenversicherung etc.)

Bei Problemen mit der Verfügbarkeit dieser Dokumente kann es zu unnötigen Verzögerungen oder Verwirrung kommen. Eventuell sogar zu rechtlichen Risiken, sollte ein verärgerter Mitarbeiter sich dazu entscheiden, rechtlich Schritte einzuleiten.

3. Wissensaustausch

Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, verfügt über relevantes Wissen. Oft ist er auch der Einzige mit wichtigen Informationen über bestimmte Arbeitsprozesse.

Dazu zählen:

  • Details zu Kundenkontakten
  • Ablageorte von Projektdaten
  • Status zu jeder Aufgabe und zu jedem Projekt, das übergeben wird
  • Genutzte und etablierte Prozesse des Mitarbeiters

Wenn ein neuer Mitarbeiter bereits startklar ist, ist es verlockend die Informationen einfach vom bisherigen an den neuen Mitarbeiter geben zu lassen.

Dennoch ist es ratsam diese Informationen zu dokumentieren. Selbst, wenn der neue Mitarbeiter gut mit den neuen Aufgaben und Prozessen umgeht. Dadurch werden Übergaben in der Zukunft wesentlich einfacher und weniger fehleranfällig.

4. Equipment

Wenn ein Mitarbeiter verlässt, hat er meist noch Equipment oder Zugänge des Unternehmens in seinem Besitz.

 

Ohne Übersicht können Gegenstände verloren gehen wie beispielsweise

  • Schlüssel oder Schlüsselkarten
  • Lizenzen und Passwörter
  • Laptops und Smartphones
  • Uniformen.

Ein System, mit dem das Equipment verwaltet werden kann, zeigt dir wo alles ist. Sobald etwas an einen anderen Mitarbeiter oder eine andere Abteilung übergeben wird, kann diese Information einfach festgehalten werden. Dadurch sinkt das Risiko, dass etwas beim Offboarding untergeht, auf Null.

5. Abschlussgespräch

Ein Abschlussgespräch kann dir wertvolle Erkenntnisse liefern, wie Mitarbeiter dein Unternehmen sehen und wie du es verbessern kannst.

Doch so wertvoll dieses Gespräch auch ist, so vorsichtig sollte es auch geplant und durchgeführt werden. Es ist wichtig auf einen respektvollen und vertraulichen Umgang zu achten.

Außerdem sollte das Abschlussgespräch nicht von einem Vorgesetzten ausgeführt werden. Im besten Fall sollte es jemand sein, der vorher nicht mit dem Mitarbeiter gearbeitet hat. Dadurch wird ein neutraler und objektiver Rahmen für das Gespräch geschaffen.

Weiterhin sollten die Ergebnisse aus den Abschlussgesprächen gesammelt, gesichert und verglichen werden. Dadurch können häufige Kritikpunkte und Problembereiche identifiziert werden.

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