Um die Ausbreitung des Corona-Virus zu verlangsamen, empfiehlt der Bund den Arbeitgebern ihren Mitarbeitern Home-Office (Telearbeit) zu ermöglichen.

Doch für viele Unternehmen ist das die nächste Gefahr: Schneller Handlungsdruck, ungewohnte Strukturen und der Versuch die Produktivität zu erhalten, sorgt für viele Unsicherheiten.

Wir haben einige Hilfestellungen, Downloads und Antworten zusammengefasst und als Vorlage in SOPHY hinterlegt. Du findest alle im Menü unter Checklisten -> Vorlagen. 

VOR DER BÜROSCHLIESSUNG

Checkliste “Notfallhandbuch” 

Grundlegende Regeln, betriebliche Daten, regelmäßige Checklisten, Equipment-Verwaltung, Dokumente und Downloads

Checkliste “Pandemievorbereitung”

Szenarien entwickeln, Informationspolitik, medizinische Versorgung

Checkliste “Vorrats-Checkliste”

Was wird im Notfall benötigt. Eine kurze Zusammenstellung des Bundeamtes für Katastrophenschutz.

WÄHREND DER BÜROSCHLIESSUNG

Checkliste “Pandemiefall im Unternehmen”

Sicherstellung des Minimalbetriebs, Software-Empfehlung zur Aufrechterhaltung der Kommunikation, der Prozesse und Aufgaben sowie Kommunikationspläne, Telefonlisten, Downloads

ALLGEMEINES

1) Kommunikation via VPN

Wer von zuhause arbeitet, muss trotzdem auf die Daten der Firma zurückgreifen. Diese Verbindung ist verschlüsselt und abgekoppelt vom Internet – ein Tunnel. 

Sollten Firmen-Laptops, Zugangsdaten oder andere sensible Firmengegenstände hierfür ausgegeben werden, so sollten Sie in einem Asset-Management-Software wie SOPHY festgehalten werden. Nur so verhindert man das spätere Chaos, wenn wieder Normalbetrieb in Unternehmen läuft.

2) Kommunikation im Team strukturieren

Was vorher problemlos direkt am Schreibtisch besprochen werden konnte, gestaltet sich in räumlicher Entfernung als schwieriger. Auch hier gilt: Immer themenbezogen kommunizieren. Keine Emails mit “Kurze Frage” im Betreff, sondern entweder konkret und einheitlich im Betreff vorgehen. Unsere Erfahrung ist die Struktur  “[PROJEKT/PRODUKT] ANLASS ” – also bspw. “Monatsabschluss Februar 2020 – offene Buchungen” . Das spart viel Zeit beim Suchen. Noch einfacher geht es mit SOPHY, bei der man aufgabenbezogene Chats hat, die auch im Nachhinein vollständig durchsuchbar sind.