Startup Onboarding

Mitarbeiter Onboarding im Startups - Prozesse & Best Practices

Hört man von strukturierten Onboarding Prozessen, denkt man oft an große Unternehmen mit Personalabteilungen. Diese Unternehmen haben meist das Personal, die Zeit und Ressourcen, um Onboarding Prozesse für neue Mitarbeiter zu etablieren.

Im Gegensatz dazu sind Startups meistens darauf fokussiert, ihre Produkte oder Leistungen zu vertreiben und zu vermarkten. Nur selten ist ein Personalmitarbeiter vorhanden, der neuen Mitarbeitern beim Einstieg hilft.

Das bedeutet, dass das Onboarding bei vielen Startups entfällt und man sich eher auf das Ziel konzentriert, als auf die Menschen, die einen dorthin bringen.

Das heißt jedoch nicht, dass das der richtige Weg ist und keine Onboarding Prozesse eingeführt werden sollten.

Tatsächlich führen genau diese Tatsachen dazu, dass strukturierte Onboarding Prozesse für Startups noch wichtiger sind, als für etablierte Unternehmen.

Das hat einen ganz einfachen Grund: 

Startups haben meist ein sehr limitiertes Kapital und wesentlich kleiner Teams, mit geringer Rollenredundanz.

Deshalb ist ein Mitarbeiterwechsel im Startup wesentlich deutlicher zu spüren ist, als in großen Unternehmen. Einerseits in Hinsicht auf die finanzielle Kosten, um den Mitarbeiter zu ersetzen. Aber auch bezogen auf die Störungen im operativen Geschäft, die der Verlust eines spezialisierten Mitarbeiters mit sich bringt.

Dennoch bleibt das Onboarding oft das Letzte, über das du dir Gedanken machen willst, wenn du für dein Startup rekrutierst.

Vermutlich befindest du dich in einem Spagat zwischen der Rekrutierung von Mitarbeitern und deinen eigentlichen Aufgaben – natürlich während du noch die anderen Aufgaben bewältigen musst, um mit deinem Startup eine gewisse Stabilität zu erreichen.

Die Vorteile von Onboarding in Startups

Es gibt aber auch eine gute Neuigkeit. Denn Startups haben auch viele Vorteile, was die Einführung von Onboarding Prozessen für neue Mitarbeiter betrifft.

Alle sitzen im selben Boot. Deswegen haben alle das gemeinsame Ziel, das Startup so schnell es geht profitabel zu bekommen. Das erzeugt eine einzigartige Atmosphäre der Zusammenarbeit, die man in vielen größeren Unternehmen vergeblich sucht.

Außerdem ist das Startup natürlich bei weitem weniger Komplexe als eine großes Unternehmen. Das erleichtert die Einführung neuer Prozesse ungemein, auch während das alltägliche Geschäft fortgeführt wird. Damit können Prozesse, die sich positiv auf die langfristigen Ziele auswirken werden, meist schnell und einfach eingeführt werden.

Mitarbeiter Onboarding Prozess bei Startups - Best Practices

Es gibt einige grundlegenden Prinzipien, die bei der Einführung von Onboarding Prozessen beachtet werden sollten.

1. Setze jemandem den HR-Hut auf

Wie bereits erwähnt, fehlt es Startups häufig and Ressourcen, um einen Vollzeit-Personalmitarbeiter zu beschäftigen.

Doch, damit du einen soliden Onboarding Prozess gewährleisten kannst, sollte ein bestimmtes Teammitglied in deinem Startup für die Aufgaben im Personalbereich verantwortlich sein.

Denn eine Verteilung der Aufgaben auf viele Personen führt dazu, dass es dort keine Transparenz gibt und die Verantwortungen nicht klar vergeben sind. Das macht den Prozess unübersichtlich und birgt das Risiko, dass Informationen und Aufgaben in diesem Chaos untergehen und vergessen werden.

Sobald jemand die Verantwortung für dieses Thema hat, sollte er versuchen den Zeitaufwand dafür gering zu halten. Das kann er erreichen, indem er eine Onboarding Software benutzt, einige Aufgabe delegiert und mit der Dokumentation von wichtigen Prozessen beginnt. Auch Videos zum Training der neuen Mitarbeiter bzw. zur Einführung in das Produkt und Unternehmen können hilfreich sein.

2. Orientierung

Sobald das Personal für den Onboarding Prozess bereit ist, sollte der Fokus die Orientierung der neuen Mitarbeiter sein – Ermögliche ihnen einen sanften Einstieg in die neue Arbeitsumgebung.

Das ist wichtig, weil ziemlich jeder neue Mitarbeiter gewisse Ängste und Sorgen mit sich bringt, wenn er in eine unbekannte und neue Unternehmenskultur eintritt. Dieser erste Eindruck wird im wesentlichen Maße bestimmen, wie der neue Mitarbeiter seinen Arbeitgeber und das Unternehmen in Zukunft wahrnehmen und bewerten wird.
Die Orientierung des neuen Mitarbeiters sollte deswegen darauf ausgerichtet sein, mögliche Stressfaktoren zu reduzieren und eine sympathische und organisierte Umgebung zu schaffen.

Grundlegende Schritte dazu sind:

  • Den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vor dem ersten Tag einzurichten, mit allen Arbeitsmaterialien, Geräten, digitalen Systemen und Arbeitsbereichen, die benötigt werden
  • Den neuen Mitarbeiter bei seiner Ankunft dem Team vorzustellen und ihm durch kleine Gesten oder Geschenke zu zeigen, dass er willkommen ist (z.B. ein dekorierter Arbeitsplatz, einen kürzeren Arbeitstag oder eine kürzere Arbeitswoche, ein Willkommensgeschenk etc.)
  • Die klare Beschreibung der Tätigkeit/Rolle des neuen Mitarbeiters zusammen mit eventuell benötigten Trainingsmaterialien
  • Die Möglichkeit, dass der neue Mitarbeiter bei Bedarf Fragen zu seiner geplanten Tätigkeit und/oder zum Unternehmen stellen kann.

3. Rückmeldung und Follow up

Das Onboarding hört nicht nach dem ersten Arbeitstag auf.

Neue Mitarbeiter brauchen oft Wochen oder Monate, bis sie in ihrer neuen Rolle wirklich vollständig angekommen sind.

Während dieser Zeit sind sie sehr anfällig für Stress und Belastungen, die durch Probleme hervorgerufen werden. Denn in dieser Zeit sind sie oft noch nicht sicher im Umgang mit diesen Problemen und neuen Anforderungen.

Anstatt den neuen Mitarbeiter sich selbst zu überlassen, kann der Personalverantwortliche dem neuen Mitarbeiter einen Mentor zuweisen.
Dieser Mentor ist ein guter Ansprechpartner im Bezug auf arbeitsbezogene Themen. Er kann ihm Tipps oder Hinweise geben, um den richtigen Weg für sich zu finden oder ihm Kollegen oder Trainingsmaterial vorschlagen, um sich dort die Hilfe zu suchen.

Der Personalverantwortliche sollte sich regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter und dem Mentor zusammen setzen, um den Fortschritt des neuen Mitarbeiters mit zu verfolgen.

Du musst das Rad nicht neu erfinden - Nutze Onboarding Software

Onboarding Checklisten sind der einfachste Weg, um einen strukturierten Onboarding Prozess zu etablieren.

Die Onboarding Checklisten von SOPHY sind das Ergebnis intensiver Recherchen und wurden zusammen mit Experten entworfen. Damit decken die Checklisten die Best Practices des Onboardings mit ab und sind für eine Vielzahl von Tätigkeiten und Branchen verfügbar.

Die Onboarding Checklisten bringen viele Vorteile mit sich:

  • Du hast Zugriff auf einfache und verständliche Checklisten, die entweder allgemein oder auf viele verschiedene Tätigkeitsfelder zugeschnitten sind
  • Die Checklisten können nach Bedarf angepasst und individualisiert werden
  • Alle Checklisten sind in einer Cloud und können mit Mitgliedern aus deine Team geteilt werden. Dadurch kannst du gleichzeitig mit dem neuen Mitarbeiter und dem Mentor in Echtzeit am Prozess arbeiten und hast volle Transparenz
  • SOPHY gibt dir auch ein System, um die Ressourcen und das Equipment in deinem Unternehmen zu verwalten. Das System ist gekoppelt an die Mitglieder, Checklisten und Aufgaben in deinem Team. Dadurch hast du immer eine Übersicht über das Equipment deines Unternehmens.

SOPHY stellt sicher, dass kein Schritt im Onboarding Prozess untergeht. Selbst wenn einzelne Aufgaben im Prozess an andere Mitarbeiter in deinem Startup übergeben werden sollten, hast du als Verantwortlicher immer den vollen Überblick.

Setze dein Startup nicht den Risiken aus, die durch unstrukturiertes Onboarding entstehen.

SOPHY ist eine günstige Lösung, um nicht weiter Geld und Zeit an ineffektives Onboarding zu verlieren. Du kannst sie einfach, schnell und unkompliziert in dein Startup einführen.

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