Kollaboratives Projektmanagement: Definition, Vorgehensweise und Tools

In der aktuellen Entwicklung der Produktivität im Arbeitsumfeld ist das kollaborative Projektmanagement ein Stichwort, dem immer mehr Beachtung geschenkt wird.

Dieser Trend wird von zwei Dingen angetrieben:

  • Durch die rasante Entwicklung von Technologien und Software für die Zusammenarbeit, die es den Menschen ermöglicht, besser und effizienter zu arbeiten als zuvor.
  • Durch die zunehmende Erkenntnis, dass kollaboratives Projektmanagement zu besseren Projektergebnissen in einer Vielzahl von Bereichen und Branchen führen kann.

In diesem Artikel werden wir erklären, was kollaboratives Projektmanagement ist, einige der besten Tools für die Implementierung untersuchen und Richtlinien für die Einführung am Arbeitsplatz bereitstellen.

Definition von kollaborativem Projektmanagement

Was genau ist kollaboratives Projektmanagement?

Im Wesentlichen ist kollaboratives Projektmanagement eine dezentralisiertere Form des Projektmanagements.

Das Ausmaß, in dem das eigentliche Management eines kollaborativen Projekts über ein Team verteilt ist, variiert.

In einigen Teams gibt es möglicherweise keinen Projektmanager, während in anderen Teams die Rolle des Projektmanagers eher auf die Koordination ausgerichtet ist, als auf das Treffen und Durchsetzen von Entscheidungen.

Unabhängig davon, inwieweit die Entscheidungsfindung in einem Team verteilt ist, haben die Teammitglieder gemeinsamen Zugang zu Arbeitsabläufen, Aufgaben und anderen Projektressourcen.

Ein weiteres wichtiges Merkmal des kollaborativen Projektmanagements ist, dass Informationsströme in Echtzeit stattfinden.

Änderungen am Status von Aufgaben in einem Projekt oder die Kommunikation um sie herum werden mit dem gesamten Team geteilt, während sie stattfinden.

Das gemeinschaftliche Projektteam

Das kollaborative Projektmanagement ist eine Antwort auf die zunehmende Komplexität multidisziplinärer Projekte.

Dadurch wird die Bedeutung eines zentralisierten Projektmanagers erheblich reduziert und einige kollaborative Teams können sogar ganz auf einen Projektmanager verzichten.

Stattdessen übernimmt jeder Einzelne im Team die Verantwortung für einen Bereich des Projekts. Dabei orientiert man sich an dem vorliegenden Fachwissen. Die Kontrolle über die Prozesse und Aufgaben, die für den Erfolg dieses Bereichs wichtig sind, liegen dann bei diesem Verantwortlichen.

Somit ist jeder Teil des Teams als eine Montageeinheit zu sehen, die für einen Teil des Gesamtprojekts verantwortlich ist, wobei der Montageprozess für den Rest des Teams noch immer sichtbar und zugänglich ist.

Im Allgemeinen profitieren kollaborative Projektteams von der Vielfalt an Fähigkeiten und Perspektiven des Projekts.

Durch die Einführung möglichst vieler Perspektiven können Projekte und ihre Elemente aus verschiedenen Blickwinkeln beurteilt werden. Es gibt also keinen Tunnelblick und da Übersehen von Aufgaben oder Details wird verhindert.

Das alles klingt kompliziert und wie ein Ansatz, der nur von großen interdisziplinären Teams umgesetzt werden kann.

Das ist es aber nicht!

Das kollaborative Projektmanagement kann skaliert werden, um Unternehmen oder Teams jeder Größe dabei zu unterstützen, produktiver und effektiver zu werden.

Die Bedeutung der Technologie in der Zusammenarbeit

Kollaborationstools machen kollaboratives Projektmanagement für Unternehmen unterschiedlicher Größe anwendbar.

Tatsächlich leisten diese Werkzeuge einen großen Teil der Arbeit. Denn sie schaffen eine Struktur, in der das kollaborative Projektmanagement in deinem Team eingeführt werden kann.

Dies geschieht durch Projektabläufe, die die Zusammenarbeit automatisch vorantreiben und viele der wichtigen Funktionen für die Einführung von kollaborativem Projektmanagement erfüllen, wie:

  • Bereitstellung von Informationen überall und jederzeit über eine Cloud
  • Echtzeit-Benachrichtigungen über Änderungen des Aufgabenstatus
  • Echtzeit-Kommunikation direkt an den Aufgaben
  • der Austausch von Dateien und Dokumenten, die für Aufgaben benötigt werden.

Zu den Tools, die das kollaborative Projektmanagement erleichtern, gehören:

chat with your team directly in the task

Anwendungen zur Aufgabenverwaltung

Apps zur Aufgabenverwaltung wie SOPHY erleichtern es Teammitgliedern, Aufgabenlisten zu erstellen, zu teilen und abzuarbeiten. 

Anwendungen für die gemeinsame Aufgabenverwaltung sollten die folgenden Funktionen enthalten:

  • Live-Benachrichtigungen über Änderungen des Aufgabenstatus für relevante Teammitglieder
  • In-App-Kommunikation, mit Echtzeit-Chat-Funktionen für Aufgaben
  • Austausch von Projektdateien zu jeder Aufgabe.

Anwendungen zur Dateienverwaltung

Software zur Dateienverwaltung wie Google Docs ermöglicht es den Teammitgliedern, auf gemeinsam genutzte Ordner und Dokumente zuzugreifen und sie in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten.

So können Benutzer beispielsweise gleichzeitig Tabellenkalkulationen oder Textdokumente ansehen und Bearbeitungen bzw. Aktualisierungen in Echtzeit mitverfolgen.

Diese Anwendungen dienen auch als zentrale, Cloud-basierte Speicherorte für Sicherungsdateien, auf die jederzeit zugegriffen werden kann.

Live-Chat

Der Live-Chat ist ein wichtiger Bestandteil des kollaborativen Projektmanagements.

Chat-Anwendungen wie Slack ermöglichen es den Teammitgliedern, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren, genau wie Chat-Anwendungen bei Facebook und WhatsApp.

Da diese jedoch speziell für die geschäftliche Nutzung konzipiert sind, bieten sie eine Vielzahl nützlicher Funktionen.

Dazu gehören:

  • verschiedene Kanäle, die sich bestimmten Projekten oder Themen widmen
  • die bessere Nachvollziehbarkeit der Verfügbarkeit von Teammitgliedern in der App
  • Integration mit anderen beliebten kollaborativen Anwendungen, wie z.B. Google Drive.

Anwendung für Videokonferenzen

Das scheinbar Paradoxe des kollaborativen Projektmanagements ist, dass nicht alle Benutzer am selben physischen Ort sein müssen, um zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.

Denn Technologien für Videokonferenzen, ermöglichen es mehreren Teammitgliedern gleichzeitig, virtuelle Sitzungen abzuhalten.

Tools wie Google Meet wurden speziell für geschäftliche Videokonferenzen entwickelt und sind einfach einzurichten und zu verwenden.

Wie du kollaboratives Projektmanagement einführst

Du weißt was kollaboratives Projektmanagement ist und welche Tools dafür eingesetzt werden können. Jetzt willst du wissen, welche Schritte du unternehmen kannst, um es in deinem Unternehmen einzuführen.

Schritt 1 - Denke anders!

Zuerst muss das klassische Siloarbeiten abgeschafft werden. Viele Projektleiter arbeiten in ihrer eigenen Blase und leiten Mitarbeiter/innen, die jeweils auch in eigenen Blasen sitzen.

Kollaboratives Projektmanagement kann nur dann beginnen, wenn die Bedeutung von Transparenz, Verantwortlichkeit und Klarheit für Projektergebnissen erkannt wird.

Und schließlich muss das von oben nach unten gerichtete, hierarchische Denken abgelöst werden. Denn dadurch werden unterschiedliche Perspektiven innerhalb des Teams zum Schweigen gebracht, ignoriert oder unbeabsichtigt ausgeschlossen.

Schritt 2 - Nutze Tools

Kollaborationstools wurden entworfen, um Arbeitsabläufe auf Zusammenarbeit auszurichten.

Die von uns besprochenen Werkzeuge sind sehr einfach und schnell eingerichtet und bringen sofort:

  • erhöhte Transparenz
  • Echtzeit-Zugriff auf Projekt- und Aufgabenänderungen für relevante Teammitglieder
  • zentralisierte Knotenpunkte für den gemeinsamen Zugang zu Projektdateien
  • Teamkommunikation, die Silos aufbricht und direkt an der Aufgabe stattfindet.

Schritt 3 - Startet gemeinsam

Es gibt keinen Grund, alles auf einmal zu ändern.

Sobald du deine Denkweise geändert und begonnen hast, Kollaborationstools zu verwenden, richtet sich dein Unternehmen oft fast selbständig auf kollaboratives Arbeiten aus.
Es gibt jedoch einige Dinge, die du tun kannst, um kollaboratives Projektmanagement zu beschleunigen:

  • Brainstorming mit dem Team – ermutige dein Team, Perspektiven zu aktuellen Problemen aufzuzeigen. Das fördert das Gefühl, gehört zu werden und befähigt dazu interessante und vielversprechende Perspektiven aufzuzeigen.
  • Lade Interessenvertreter an den Tisch – befragst du deine Kunden, wenn eine Dienstleistung oder ein Produkt entwickelt wird? Haben sie ein Mitspracherecht in dem Prozess? Insbesondere Kundenfeedback kann von enormem Wert sein – es kann Geschäftsbeziehungen stärken und kritische Erkenntnisse dort gewinnen, wo sie am meisten zählen.
  • Sei transparent. Erkläre deinem Team die Projektziele, sowie den Fortschritt der Projektergebnisse klar und deutlich. Mitarbeiter sind nicht nur Rädchen in einer Maschine, deren Auswirkungen sie nicht sehen oder messen können. Mache die Ergebnisse und Metriken von Projekten sichtbar, damit die Teammitglieder ein klares Gefühl dafür haben, wie sich das Projekt mit ihrem jeweiligen Beitrag grade entwickelt.

Beginne jetzt!

Bei Änderungen an deiner Arbeitsweise oder die deines Teams, gibt es keinen besseren Zeitpunkt als jetzt.

Du kannst noch heute mit der Einführung von kollaborativem Projektmanagement in deinem Team starten, indem du dich kostenlos bei SOPHY anmeldest.

SOPHY ist eine Cloud-basierte Anwendung zur Steigerung der Teamproduktivität, die dich auf den schnellsten Weg zu einer kollaborativeren Arbeitsumgebung bringt.

Sie eignet sich auch ideal für die standortunabhängige Verwaltung und Steuerung von Teammitgliedern in Echtzeit.

Die wichtigsten Funktionen umfassen:

  • unbegrenzte Teamgröße und Aufgaben
  • superleichte Erstellung deines Teams und einfache Tutorials
  • teambasierte Chats in Echtzeit
  • Live-Benachrichtigungsfunktion mit automatischen und E-Mail-Benachrichtigungen erstellt
  • Abhaken von Aufgaben ohne Login, direkt aus der E-Mail
  • eine klare, übersichtliche Softwareoberfläche, die jeder sofort nutzen kann.

Probiere es selbst aus, melde dich jetzt bei SOPHY an.

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