Bericht zur Kollaboration 2020: Unternehmenseinblicke und Statistiken

Die moderne Arbeitswelt verändert sich immer schneller, denn immer mehr Angestellte kehren den aus der Industriezeit übernommenen Arbeitsstrukturen den Rücken zu.

Millionen von Arbeitnehmern auf der ganzen Welt verbessern ihre Lebensqualität und Einkommen, indem sie von zu Hause aus arbeiten, das tägliche Pendeln aufgeben und zu flexible Zeiten arbeiten.

Diese Art von Veränderungen spiegelt sich im Wachstum der Gig-Wirtschaft wider.

Laut Forbes hat sich mehr als ein Drittel der Arbeitnehmer in den Vereinigten Staaten der Gig-Wirtschaft angeschlossen – einer Wirtschaft, die aus Personen besteht, die ihr Einkommen aus flexiblen, kurzfristigen Arbeitsverträgen erzielen.

Diese massive Verlagerung weg von der festen, bürogebundenen Beschäftigung wird durch die parallele Entwicklung der Kommunikationstechnologie gefördert.

Das ermöglicht den Menschen zusammenzuarbeiten, ohne sich am selben Ort aufhalten zu müssen, indem sie eine wachsendes Auswahl von Kommunikationsmitteln zu nutzen.

Während diese neue Technologie es den Menschen ermöglicht, ihre Arbeitsumgebung umzugestalten und aus der Ferne über große Entfernungen, zusammenzuarbeiten, erkennen Personalanalytiker die immense Bedeutung der strukturierten Zusammenarbeit für erfolgreiche Unternehmensergebnisse.

Das Wachstum in der Zusammenarbeit - Statistik der Unternehmenszusammenarbeit

Noch vor vier Jahrzehnten war das Schreibtischtelefon das effektivste Werkzeug für die Zusammenarbeit über große Entfernungen in Echtzeit. Das Mobiltelefon steckte noch in den Kinderschuhen.

Heute hat das Internet zusammen mit den rasanten Fortschritten bei Smartphones, Kameras und Computern die Echtzeit-Zusammenarbeit durch eine immer größere Auswahl an Anwendungen massiv verbessert.

Technologie, die in den Science-Fiction-Serien der 1960er und 1970er Jahre dargestellt wurde, befinden sich heute in den Händen von rund 2,87 Milliarden Menschen auf der ganzen Welt – in Form des allgegenwärtigen Smartphones.

Und die Geschäftswelt und Investoren stehen Schlange, um die schnell wachsende Industrie der Kollaborationstechnologien zu nutzen und in sie zu investieren.

Unsere Recherchen ergeben, dass:

– laut Markets & Markets der Markt für Online-Zusammenarbeit bis 2023 auf 59,86 Milliarden Dollar anwachsen wird.

– die Synergy Research Group prognostizierte, dass Teamwork-Anwendungen wie SOPHY in diesem Bereich führend sein werden, mit einer Wachstumsprognose von erstaunlichen 60% für das vergangene Jahr.

Um diese Zahlen in einen Kontext zu stellen: Ein Markt von 58,86 Milliarden Dollar entspricht etwa einem Viertel des neuseeländischen Bruttoinlandsprodukts.

Auch wenn es im Bezug auf die globale Wirtschaft bescheiden erscheinen mag, sollte man festhalten, dass dies die ersten Erschütterungen einer seismischen Verschiebung in der Art und Weise sind, wie die Menschen im Geschäftsumfeld interagieren.

So berichtet Bloomberg beispielsweise, dass der globale Markt für Videokonferenzen bis 2025 mit einer jährlichen Rate von 9,2 % wachsen wird, wodurch dieser Markt auf einen Wert von 6,7 Milliarden Dollar kommen wird.

Das Ausmaß, in dem diese Technologie den sich entwickelnden agilen Arbeitsmarkt durchdringt, kann in den Statistiken gesehen werden, die im LifeSize Impact of Video Conferencing Report 2019 veröffentlicht werden. Dort wurde angegeben, dass 51% der Arbeitnehmer Videoanrufe für die Arbeit von einem Büro zuhause aus angenommen hatten, während es immerhin 33% von einer Coworking-Einrichtung waren.

Wie zu erwarten sind die Statistiken für nicht videobasierte Kollaborationstools noch beeindruckender. Eine vom MOI bei 200 Unternehmen unterschiedlicher Größe durchgeführte Umfrage ergab, dass 91% der IT-Manager in ihrem Unternehmen nicht nur eine, sondern zwei Team-Messaging-Anwendungen verwenden.

Der Bericht von Slack über den Börsengang im Jahr 2019 ergab, dass 600.000 Unternehmen die Team-Messaging-App von Slack nutzen, darunter 10 Millionen Benutzer in 150 Ländern. Venturebeat berichtet, dass ab 2019 eine halbe Million Unternehmen Microsoft Teams nutzen.

Obwohl diese Zahlen nur einen Bruchteil der mehr als 5 Millionen Arbeitgeberfirmen ausmachen, die der Small Business & Entrepreneurship Council für 2016 gemeldet hat, ist es wichtig zu bedenken, wie schnell die Nutzung dieser Anwendungen in der kurzen Zeit zugenommen hat.

Und wir stehen noch am Anfang der Revolution im Bereich der Kommunikation und Zusammenarbeit. Da die virtuelle Realität und die Augmented Reality billiger, ausgefeilter und leichter verfügbar werden, werden sich Arbeit und Zusammenarbeit auf ungeahnte Weise weiter verändern.

Zusammenarbeit ist mehr als das Überbrücken von Distanzen

Interessant an der Entwicklung des Marktes für digitale Zusammenarbeit ist, dass die Nachfrage nach Lösungen nicht nur einem Produkt gilt, mit dem Entfernungen überbrückt werden können.

Gleichzeitig mit der Entwicklung der Kollaborationstechnologie, die es Einzelpersonen ermöglicht, von überall auf der Welt aus zusammenzuarbeiten, hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, wie wichtig die Zusammenarbeit für das Erreichen besserer Geschäftsergebnisse ist:

  • verbesserte Produktivität
  • erhöhte Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit
  • Erzielen der gewünschten Projektergebnisse.

Immer mehr Analysten und Vordenker im Bereich Human Resources betonen, wie wichtig strukturierte Zusammenarbeit für den Unternehmenserfolg ist.

Viele Unternehmen, auch solche, in denen die Mitarbeiter an einem einzigen Standort zusammenarbeiten, nutzen jedoch nicht die Vorteile der verbesserten Zusammenarbeit, die sie durch Kollaborationstools erreichen könnten.

Eine Studie der Queens University über Mitarbeiter, die zwischen 1980 und 2000 geboren wurden, ergab beispielsweise, dass zwar 75% der Befragten die strukturierte Zusammenarbeit für “sehr wichtig” hielten, aber 39% von ihnen nicht der Meinung waren, dass es in ihren Unternehmen eine ausreichend strukturierte Zusammenarbeit gibt.

Eine von Salesforce durchgeführte Umfrage unter 1400 Führungskräften von Unternehmen bestätigt die Bedeutung bzw. das Problem von fehlender Zusammenarbeit. 86% der Befragten waren der Meinung, dass Projekte meist dann gescheitert sind, wenn es an Struktur in der Zusammenarbeit gemangelt hatte.

Weitere Umfragen haben ergeben, dass sich die Zusammenarbeit auch direkt auf die Mitarbeiterbindung und die mit der Mitarbeiterfluktuation verbundenen Kosten auswirkt.

Eine von Accounttemps durchgeführte Umfrage ergab, dass ein Drittel der Personalmanager der Meinung waren, dass Kommunikationsausfälle die Ursache für die schlechte Moral in den Unternehmen seien.

Gusto, ein Anbieter von Lösungen für Mitarbeitergesundheit und Personalwesen, stellte in seinen Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit fest, dass fehlendes Gemeinschaftsgefühl, 52% der Befragten dazu veranlasste, ihren Arbeitsplatz zu verlassen.

Im Gegensatz dazu gaben 55% der Befragten an, dass ein starkes Gemeinschaftsgefühl sie dazu veranlasste, an ihrem Arbeitsplatz zu bleiben, wenn sie ihn hätten verlassen sollen.

So verbesserst du die Zusammenarbeit

Es ist klar, dass eine strukturierte Zusammenarbeit nicht nur von den meisten Mitarbeitern gewünscht wird, sondern auch zu besseren Unternehmensergebnissen führt.

Die Einführung einer verbesserten Zusammenarbeit im Team besteht aus drei kritische Aspekte:

  • Anerkennung der Notwendigkeit von Zusammenarbeit und verbesserter Kommunikation auf der Führungsebene
  • Aktive Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Teams
  • Einführung geeigneter Werkzeuge zur Erleichterung der Zusammenarbeit.

Als gutes Beispiel voran gehen

Es kann zwar verlockend sein, die Mitarbeiter einfach anzuweisen, mehr zusammenzuarbeiten. Doch die Realität sieht so aus, dass die Zusammenarbeit von ganz oben ausgehen muss.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Einzelpersonen in Führungs- oder Managementpositionen in Silos arbeiten, was von Teammitglieder in der unteren Unternehmenshierarchie als mangelnde Transparenz wahrgenommen wird.

Das hat mehrere negative Folgen.

Zunächst einmal entsteht durch die fehlenden Informationen ein Vakuum, das normalerweise mit Klatsch oder Spekulationen gefüllt wird. Das wiederum schadet der Moral und den Beziehungen im Team.

Mangelnde Klarheit bei Organisationszielen und Fortschritten kann ebenfalls unvorhersehbare Folgen haben. Denn Mitarbeiter, die keine klare Vorstellung von den Auswirkungen ihrer Arbeit haben, fühlen sich weniger als Teil eines Teams.

Außerdem wird ihnen das Gefühl des gemeinsamen Erfolges genommen, wenn sich das Unternehmen einem Ziel nähert oder es sogar erreicht.

Die Zusammenarbeit beginnt daher mit einer klaren Kommunikation mit den Mitarbeitern. Dies bedeutet nicht, dass man organisatorische Geheimnisse teilt. Stattdessen bedeutet es:

  • Definition und Transparenz bei den Ziele des Unternehmens
  • Mitarbeitern Einblicke in die Fortschritte der Organisation auf dem Weg zu diesen Zielen geben
  • Bedeutende Veränderungen innerhalb der Organisation schnell und klar kommunizieren
  • Alle Regeln oder Prozesse der Zusammenarbeit einhalten, die du selbst für das Team aufgestellt hast – gehe mit gutem Beispiel voran!

Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern fördern

Um dein Team zur strukturierten Zusammenarbeit zu bewegen, muss es sich zunächst einmal wohl fühlen und möglichst offen mit den Verantwortlichen kommunizieren können.

Ermutige die Mitarbeiter, sich an ihre Vorgesetzten zu wenden, sollten sie mit Angelegenheiten konfrontiert sein, die ihre Fähigkeit zur Erfüllung ihrer Arbeit beeinträchtigen.

Das lässt sich erleichtern, indem du Diskussionen über die Zusammenarbeit in Leistungsgesprächen und Projektbesprechungen einbeziehst. So kann die Bedeutung der Zusammenarbeit besprochen und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben werden, sich klar über Themen zu verständigen, die für sie wichtig sind.

Je mehr Möglichkeiten der Zusammenarbeit du anbietest, desto wahrscheinlicher ist es, dass eine Zusammenarbeit stattfindet. Formelle persönliche Treffen wie z.B. Leistungs- oder Ergebnisüberprüfungen wurden bereits erwähnt.

Die Bereitstellung von Gemeinschaftsbereichen, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeit informell besprechen und Lösungen für gemeinsame Probleme ausarbeiten können, kann ebenfalls sehr effektiv sein. Es hilft ein Gefühl der Zugehörigkeit zu einem Team aufzubauen und die Zusammenarbeit weiter zu fördern.

Schließlich solltest du den Mitarbeitern Werkzeuge zur Verfügung stellen, die eine Zusammenarbeit ermöglichen, um erfolgreich Aufgaben und Prozesse zu bearbeiten.

Das kann komplizierter sein, als es sich anhört…

 

 

Das richtige Tool für die Zusammenarbeit finden

Während du praktisch garantiert von der Einführung von Kollaborationswerkzeugen in Ihre Geschäftsprozesse profitieren wirst, ist der Einstieg nicht einfach.

Zunächst einmal kann das rasante Wachstum des Marktes für Kollaborationstechnologie zu einem schier endlosen Überangebot führen.

Es sind buchstäblich Tausende von Kollaborationswerkzeugen auf dem Markt erhältlich, von denen einige für spezielle Anwendungsfälle entwickelt wurden. Doch viele von ihnen überschneiden sich teilweise in den Funktionalitäten, die sie bieten.

Ein weiteres Problem ist, dass die Einführung dieser Werkzeuge in einer Organisation einen Veränderungsprozess bedeuten. Alte Prozesse müssen neu gestaltet werden. Das konfrontiert die Teammitglieder mit einer Lernkurve, um mit der neuen Technologie zurechtzukommen. Das wiederum erfordert Zeit und Energie.

Und da der Markt für Kollaborationswerkzeuge noch in den Kinderschuhen steckt, ist es schwierig sein zu wissen, ob man sich für eine relativ etablierte Software entscheiden sollte oder ob man einer der Ersten bei der nächsten große Sache sein sollte.

Um dir einige Optionen zu bieten, haben wir eine Übersicht über die verschiedenen Arten von Kollaborationswerkzeugen zusammengestellt. Außerdem findest du dort die beliebtesten Optionen innerhalb der einzelnen Werkzeugkategorien.

Aufgaben- und Prozessverwaltung

Anwendungen zur Aufgaben- und Prozessverwaltung sind zentralisierte, cloud-basierte Werkzeuge, um Aufgaben zu bearbeiten, delegieren und in ihnen zu kommunizieren.

Der Hauptvorteil dieser Anwendungen besteht darin, dass sie einen transparenten Echtzeit-Zugriff auf den Arbeitsablauf bieten. Damit können die Benutzer Projekte und Aufgaben von jedem beliebigen Online-Gerät aus einrichten, bearbeiten und abschließen.

Das verhindert, dass Mitarbeiter in Silos arbeiten können. Selbst dann, wenn sie von Zuhause oder einem entfernten Standort aus arbeiten.

Die Art der Anwendung, die du hier verwenden solltest, hängt bis zu einem gewissen Grad von der Komplexität der Prozesse und Projekte ab. Außerdem solltest du dich fragen, wie viel Funktionalitäten du in der Anwendung wirklich haben willst.

Wenn du einen schlanken Ansatz für das Prozessmanagement möchtest, dann solltest du SOPHY als Software zur Verwaltung deiner Aufgaben und Prozesse einsetzen.

Mit einer klaren Benutzeroberfläche macht es SOPHY so einfach wie möglich, Aufgaben und Checklisten einzurichten und diese an die Teammitglieder zu delegieren, während gleichzeitig der Prozess der Nachverfolgung automatisiert wird. Problemlos lassen sich auch Dateien hochladen, Kommentare hinzufügen und sogar Aufgaben direkt in den E-Mail-Benachrichtigungen als erledigt kennzeichnen.

Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern ist die Anzahl der Teammitglieder in SOPHY nicht begrenzt bzw. mit einem erhöhten Preis verbunden.

Sollte dein Unternehmen an mehreren komplexen Projekten arbeiten, dann ist ein Prozessmanagement-Tool mit weiteren Funktionalitäten für deine Anforderungen möglicherweise besser geeignet. Monday und Trello sind zwei Optionen, die beide die Möglichkeit bieten, Arbeitsabläufe und Aufgabenlisten innerhalb mehrerer Projekte einzurichten.

Teilweise sind diese Produkte kostenlos nutzbar bis zu einem Punkt, bevor für weitere Nutzer oder Funktionen bezahlt werden muss.

Messenger

Messenger-Apps sind zu einem festen Bestandteil des täglichen Lebens und auch zu einem wichtigen Teil der Geschäftskommunikation geworden.  Sie sind besonders dann sehr hilfreich, wenn die mit E-Mail verbundenen Verzögerungen umgangen werden sollen, oder wenn du ein Gespräch mit einem Kollegen oder einem Kunden in Echtzeit führen möchtest.

Es ist zwar verlockend, die vertrautesten Messenger zu verwenden, die dir für die Teamkommunikation zur Verfügung stehen, doch ratsam ist es nicht. WhatsApp, Facebook Messenger oder sogar Google Hangouts sind meist weniger brauchbar für die Geschäftskommunikation.

Stattdessen empfiehlt sich eine speziell entwickelte Anwendung, die alle gesetzlichen Vorgaben zum Daten- und Datenschutz erfüllt.

Eine führende Anwendung in dieser Abteilung ist Slack.

Slack ist ein Freemium-Softwareprodukt, dessen Kernfunktionen kostenlos genutzt werden können und das die Anforderungen der meisten Unternehmen abdeckt. Es ermöglicht auf bequeme Weise private und Gruppen-Chats. Du kannst auch Gespräche auf vordefinierten “Kanälen” führen, zu denen du bestimmte Teilnehmer einladen kannst.

Das einzige Problem an der Kommunikation mit Slack ist, dass man sich nur über eine Aufgabe austauscht und diese Kommunikation nicht direkt an der Aufgabe stattfindet. Der Aufgabenchat in SOPHY löst genau dieses Problem.

Videokonferenzen

Messenger decken nur einen Teil der Anforderungen ab. Insbesondere bei der Interaktion mit Kunden können Videokonferenzen und persönliche Gespräche entscheidend für den Aufbau von Vertrauen und einer Beziehungen sein. Gleichzeitig geben diese alle visuellen Hinweise, die du für eine effektive Geschäftskommunikation benötigst.

Es gibt verschiedene Anwendungen, die diese Aufgabe erfüllen können. Googles Meet ist ein sehr einfaches, leichtes, aber effektives Videokonferenz-Tool.

Neben dem Senden von Meeting-Erinnerungen über deinen E-Mail-Client ermöglicht es dir die Durchführung von Videochats mit mehreren Personen gleichzeitig. Es ist in der Lage automatisch zu erkennen, welcher Nutzer gerade spricht, um den Videostream des Sprechers als primäres Bild auf deinem Gerät anzuzeigen.

Und die Verwendung ist extrem einfach. Klicke in deinem Google-Kalender oder der Terminerinnerung auf die Einladung zu einem Meeting und die App wird gestartet. Du kannst dann dem Meeting beitreten, das war’s. Es ist auch 100% kostenlos.

Dateien teilen und gemeinsam bearbeiten

Anwendungen für die gemeinsame Nutzung von Dateien sind ein wichtiger Teil der Kollaborationswerkzeuge moderner Unternehmen.

Sie ermöglichen es verschiedenen Benutzern, Dateien in einer Vielzahl von gängigen Dateiformaten gleichzeitig und in Echtzeit anzuzeigen und zu bearbeiten.

Google Documents ist der klare Gewinner in dieser Abteilung. Dort kannst du Dokumente oder Tabellenkalkulationen erstellen oder in die Cloud hochladen. Du kannst mit beliebig vielen Nutzern zusammenarbeiten und sie dann in einer Vielzahl von gängigen Dateiformaten herunterladen, wenn du zum Beispiel eine gedruckte Kopie einer Datei benötigst.

Google Drive arbeitet Hand in Hand mit Google Documents, sodass du Ordner ähnlich wie auf dem Desktop erstellen kannst. Dort kannst du Inhalte ablegen und sie dann über Links, E-Mail-Benachrichtigungen oder beides freigeben – bei voller Kontrolle über die Datenschutzeinstellungen.

Google Drive bietet ein begrenztes Volumen an kostenlosem Speicherplatz, bevor eine monatliche Gebühr anfällt, um deinen Cloud-Speicherplatz zu erweitern. Sowohl auf Google Documents als auch auf Google Drive kannst du mit einem einfachen Google-Konto zugreifen.

Wir hoffen dieser Artikel hat dazu beigetragen, dir einen Überblick zu verschaffen, wo die Zusammenarbeit in Unternehmen im Jahr 2020 steht, warum sie wichtig ist und wie du die Zusammenarbeit innerhalb deiner eigenen Organisation verbessern kannst.

SOPHY ist eine einfach zu bedienende Anwendung für die Aufgabenverwaltung. Sie wurde entwickelt, um den Stress, der dem modernen Mitarbeiter zugemutet wird, zu reduzieren und gleichzeitig die Produktivität und die organisatorische Effizienz zu steigern.

Zusammenarbeit ist das zentrale Element unseres Designethos. Wir laden dich ein herauszufinden, wie SOPHY dir helfen kann Aufgaben zu strukturieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

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