it onboarding

Warum dein neuer Mitarbeiter niemals auf sein Equipment warten sollte

Heutzutage ist die Mehrheit der Unternehmen in einem hohen Maße auf die IT Infrastruktur angewiesen. Sei es für die Kommunikation mit Kunden, innerhalb des Teams, oder um Aufgaben und Prozesse zu verwalten und steuern.

 

Dennoch wird das Onboarding an die Unternehmens-IT oft nicht ausreichend berücksichtigt. Das kann schnell negative Folgen für das Unternehmen und für den/die neue Mitarbeiter/in haben, wie zum Beispiel:

  • reduzierte oder verzögerte Produktivität
  • Sicherheitsrisiken für das Unternehmen
  • unberechtigter Zugriff auf vertrauliche Daten
  • negative Einflüsse darauf, wie neue Mitarbeiter/innen das Unternehmen und deren Professionalität wahrnehmen.
 

Wenn beim IT Onboarding etwas übersehen wird, kann es zu weitreichenden Konsequenzen kommen. Doch diese Phase des Onboarding Prozesses kann problemlos abgedeckt werden, wenn du die richtigen Ansätze und Lösungen kennst, die für diesen Prozess wichtig sind.

Mitarbeiter IT Onboarding – Best Practices

Mit einem effektiven IT Onboarding Prozess kannst du dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter sich in deinem Unternehmen Willkommen fühlen, ihr Vertrauen in dein Unternehmen gestärkt wird und sie sofort produktiv sein können.

Und das alles, indem du die Best Practices des IT Onboarding beachtest!

1. Fang mit der Hardware an

“Damit solltest du nicht anfangen, wenn der neue Mitarbeiter seinen ersten Tag hat. Denn das stresst und verunsichert euch beide.”

Stell dir vor, du kommst an deinem ersten Tag in das neue Unternehmen und alles was du zum produktiven Arbeiten benötigst ist nicht vorhanden, in der falschen Abteilung oder defekt. Nicht nur geht dadurch wertvolle Zeit vieler Mitarbeiter verloren, sondern es wirkt auch sehr unprofessionell und unorganisiert.

Stattdessen sorge dafür, dass der neue Mitarbeiter alles nötige Equipment und alle Zugänge sowie Programme sofort zur Verfügung hat, um mit seiner Arbeit beginnen zu können.

Die ersten Schritte des IT Onboardings umfassen:

  • die Erfassung der IT Hardware, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, sowie deren Standort und Zustand
  • den Aufbau des Arbeitsplatzes mit Laptop/PC, Tastatur, Maus, Headset und anderem benötigten Equipment
  • die Einrichtung und Überprüfung der Internet- und Telefonverbindung.

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2. Fokussiere dich auf die Software

Sobald die Hardware verfügbar und funktionstüchtig ist, geht es an die Software. Dieser Schritt lässt sich in drei Phasen einteilen:

Identifiziere wichtige Software

Der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters sollte eine Liste mit allen benötigten Programmen bereit stellen, damit der neue Mitarbeiter arbeiten und mit dem Team kommunizieren kann.

Installation der Software

Sollte der neue Mitarbeiter einen neuen Laptop oder PC bekommen, kann dieser Schritt einen ganzen Tag kosten.

Deswegen sollten alle wichtigen Programme bereits vor der Ankunft des neuen Mitarbeiters eingerichtet und aktualisiert worden sein.

Berechtigungen vergeben

Wenn die Software installiert und aktuell ist, muss der neue Mitarbeiter die Zugänge zu diesen und zu cloud- und browser-basierten Programmen erhalten, die er im Unternehmen nutzen muss.

Dieser Schritt beinhaltet:

  • den geschäftlichen Email Account
  • die Einladungen zu allen cloud-basierten Services, an diese geschäftliche Email-Adresse.
 

3. IT Orientierung

Mit all diesen Vorbereitungen kann die IT Orientierung am ersten Tag des neuen Mitarbeiters beginnen.

Hier soll gilt es sich mit der Hardware und Software vertraut zu machen, die für die Arbeit benötigt werden. Außerdem sollte bei dieser Gelegenheit auch auf wichtige Themen im Bezug auf die Unternehmen IT hingewiesen werden z.B. Datenschutz.

Dieser Schritt ist unterschiedlich je nach IT System, Jobanforderung oder der Position und dem Sicherheitslevel des neuen Mitarbeiters im Unternehmen.

Jedoch gibt es einige Schritte, die immer abgedeckt werden sollten:

  • gemeinsame Besprechung aller Maßnahmen vor dem Onboarding, um sicher zu stellen, dass wichtige Hardware und Software vorhanden ist
  • Informationen zu den Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen des Unternehmens
  • Einweisung in Hardware des Unternehmens, wie z.B. Drucker, Projektoren, Telefone usw.
  • Zuweisung eines Ansprechpartners, sollte es zu Problemen oder Fragen bezogen auf die IT Systeme kommen.
 

Wie Software beim IT Onboarding hilft

Mit dem Verständnis dafür, was beim IT Onboarding wann gemacht werden muss, kannst du für einen reibungsloseren Prozesse sorgen.

Doch durch die Unterschiede bei verschiedenen Jobanforderungen und die jeweils benötigten Programmen, kann dieser Prozess unübersichtlich werden, wodurch wichtige Punkte im Prozess unterzugehen drohen.

Und diese Stolpersteine im IT Onboarding können sich negativ auf die Mitarbeiterbindung auswirken, oder sogar ein Sicherheitsrisiko darstellen.

Eine Onboarding Software kann dir helfen diese wiederkehrenden Prozesse übersichtlich zu strukturieren.

SOPHY stellt dir vorgefertigte Onboarding Checklisten zur Verfügung, die sich ganz einfach individualisieren lassen.

 

Die Vorteile für dich und dein Unternehmen sind:

  • günstige und intuitive Anwendung durch klares Design
  • Vorlagen, die jederzeit individualisiert und als eigene Vorlage abgespeichert werden können
  • eine cloud-basierte Lösung ohne lange Installation- oder Einrichtungszeit
  • Kommunikation innerhalb der Software für einen schnellen Austausch von Informationen
  • die nahtlose Integration in dein Unternehmen, damit der IT Prozess strukturiert und dokumentiert werden kann.
 
 

Noch nie war es so einfach die Kontrolle über deine IT Onboarding Prozesse zu bekommen.

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