Mit diesen Apps wird Home-Office auch für Neulinge zum Kinderspiel

Während weiterhin diskutiert wird, wie tödlich der Covid-19-Ausbruch wirklich ist, besteht kein Zweifel daran, dass er ernsthafte Auswirkungen auf die Weltwirtschaft hat.

 

Das Virus hat nicht nur das Wirtschaftswachstum in China vorübergehend ins Stocken gebracht, was weltweit zu Welleneffekten geführt hat, sondern es scheint auch, als ob Quarantänemaßnahmen und Reisebeschränkungen, die den betroffenen Ländern auferlegt werden, vielen Unternehmen in Wochen und Jahren das “Business as usual” extrem erschweren könnten.

Es gibt jedoch einige gute Nachrichten unter der Hysterie und den chirurgischen Masken:

Wenn Covid-19 in die Stadt kommt, müssen Sie Ihr Geschäft nicht vernachlässigen oder die Produktivität opfern.

Dies liegt daran, dass die schnell wachsende Technologiebranche für die Zusammenarbeit mit allen Tools ausgestattet ist, die Sie zur Aufrechterhaltung der Produktivität benötigen, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten oder Mitarbeiter an entfernten Standorten verwalten.
Sobald der Ausbruch vorüber ist, werden Sie sich wahrscheinlich fragen, warum Sie überhaupt zu langen täglichen Pendelfahrten, stickigen Büroräumen und Chats mit Wasserkühlern zurückkehren müssen!

Hier sind fünf Apps, mit denen Sie während des Ausbruchs von Covid-19 produktiv bleiben können.

#1: In Kontakt bleiben - Slack

Slack ist eine Freemium-Team-Messaging-App, mit der die Entfernung zwischen Ihnen und Ihrem Team sofort verschwindet.

Es wurde speziell für den geschäftlichen Gebrauch entwickelt und ermöglicht es Ihnen, Teammitglieder direkt zu benachrichtigen und über wichtige Themen und Projekte in Gruppenkanälen zu kommunizieren.

Außerdem können Sie auf einfache Weise überwachen, wann Mitarbeiter an ihren Schreibtischen sitzen und aktiv sind oder gerade nicht am Platz sind.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie noch nie eine Team-Messaging-App verwendet haben und dies alles kompliziert klingt. Slack ist äußerst benutzerfreundlich, sodass Sie das Gefühl haben, dass Sie es innerhalb von Minuten nach der Anmeldung seit Jahren verwenden.

Sie müssen nur für die App bezahlen, wenn Sie auf spezielle Funktionen zugreifen oder Ihren vollständigen Chat-Verlauf abrufen möchten.

Laden Sie hier Slack für Ihr Unternehmen herunter.

#2: Aufgaben delegieren - SOPHY

chat with your team directly in the task

Während Slack eine großartige Möglichkeit ist, mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben, benötigen Sie etwas mit etwas mehr Feuerkraft, um Aufgaben für Mitarbeiter zu verwalten, die zuhause arbeiten.

SOPHY ist eine App zum Teilen von Aufgaben, mit der Sie so einfach wie möglich Aufgaben und Aufgabenlisten für sich und Teammitglieder erstellen, Aufgaben delegieren und relevante Dateien und Dokumente für Ihre Aufgaben freigeben können.

Der gesamte Prozess zur Nachverfolgung von Aufgaben ist automatisiert. Dies bedeutet, dass SOPHY als virtueller Assistent fungiert und Aufgaben nachverfolgt, bis sie als „erledigt“ markiert sind.

SOPHY weiß, dass es nicht einfach ist, ein ganzes Team in neue Software einzubinden, insbesondere kurzfristig und wenn Sie nicht im selben Raum sitzen.

Um die Sache noch einfacher zu machen, können Teammitglieder mit SOPHY ihre Aufgaben als per E-Mail erledigt markieren, ohne sich in der App anzumelden. Und die App selbst ist extrem einfach zu bedienen.

SOPHY bietet auch On-Task-Chats und Echtzeitbenachrichtigungen, sodass Sie benachrichtigt werden, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert oder ein Teammitglied eine Aufgabe kommentiert.

Hier können Sie sich kostenlos bei SOPHY anmelden.

#3: Dokumentfreigabe und -bearbeitung - Google Drive

Wenn Sie mit Teammitgliedern an Dokumenten zusammenarbeiten, benötigen Sie eine Anwendung, die die Zusammenarbeit an Dokumenten von Angesicht zu Angesicht simulieren kann.

Google Drive bietet den einfachsten Weg, dies zu erreichen. Google Drive bietet Dokumente in verschiedenen bekannten Formaten und ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten.

Sie können fertige Dokumente auch in gedruckter Form in verschiedenen gängigen Formaten herunterladen, sodass Sie diese bei Bedarf offline speichern oder bearbeiten können.

Das Beste an Google Drive ist, dass es kostenlos ist, bis die Speicherkapazität Ihres kostenlosen Kontos erreicht ist. Dies wird nicht so schnell geschehen.

Alles was Sie tun müssen ist:

  1. Melden Sie sich für ein Google-Konto an
  2. Navigieren Sie über das Menü “Kontodienste” zu Google Drive
  3. Wählen Sie die Option “+ Neu” und den Dokumenttyp aus, den Sie erstellen oder hochladen möchten
  4. Teilen Sie den Link zu Ihrem Dokument mit Kollegen.

#4: Video-Konferenzen

Es gibt keinen Grund, die persönliche Verbindung zu Ihren Kunden oder Kollegen zu verlieren, nur weil Sie sich auf Ihr Home Office beschränken.

Jedes Smartphone kann durch die Installation der richtigen Videokonferenzanwendung in ein leistungsstarkes Videokonferenz-Tool verwandelt werden.

Für professionelle Videokonferenzen ist Google Meet genau das Richtige.

Dies lässt sich in Ihren Google Kalender integrieren und bietet zahlreiche nützliche Funktionen, darunter:

  • Kristallklare Video-Feeds, mit denen Sie sich wie im selben Raum wie andere Konferenzteilnehmer fühlen.
  • die Möglichkeit, mehrere Kollegen gleichzeitig zu telefonieren
  • automatische Erkennung und Anzeige des aktiven Sprechers während Konferenzgesprächen
  • die Möglichkeit, Ihre Seite des Chats stummzuschalten, wenn Sie nicht sprechen (ideal, wenn Ihre Kinder zu Hause bei Ihnen festsitzen).

Google Meet kann ebenfalls kostenlos verwendet werden. Sie können die App hier herunterladen.

#5: Zeiterfassung

Wenn Sie es gewohnt sind, Ihren Mitarbeitern zuzusehen, wie sie tagsüber ein- und auschecken und regelmäßig einchecken, werden Sie es stressig finden, sie von zu Hause aus zu verwalten.

Es sei denn, Sie verwenden Toggl.

Toggl ist eine benutzerfreundliche Zeiterfassungsanwendung, die entweder über die Toggl-Website oder über eine herunterladbare Anwendung verwendet werden kann.

Richten Sie Ihre Kunden und / oder Projekte auf Toggl ein und Ihre Mitarbeiter können loslegen.

Sie können einen Live-Timer ausführen, während sie an einer Aufgabe arbeiten, oder sie können ihre Aufgabe und Stunden nach Abschluss einer Aufgabe aufzeichnen – was auch immer für sie am besten funktioniert.

Am Ende eines jeden Arbeitstages, einer Woche oder eines Monats können Sie in Toggl einen Bericht aufrufen, der Informationen darüber enthält, mit was Ihr Team gemeinsam und individuell beschäftigt war.

Mehr über Toggl erfahren Sie hier.

Zusammengefasst

Remote Collaboration Software ist die Zukunft der Arbeit.

In der Tat beschreiben einige Technologieexperten technologiegetriebene kollaborative Arbeitsansätze als eine der wichtigsten Veränderungen, die die 4. industrielle Revolution mit sich bringen wird.

Das heißt, jetzt ist der beste Zeitpunkt, um eine Krise in eine Chance zu verwandeln, indem Sie mithilfe von Technologie mehr Produktivität und Effizienz in Ihrem Team und Unternehmen erzielen.

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