how to get productive with getting things done

Effizient arbeiten mit dem Getting Things Done Prinzip

In der heutigen Welt tauchen schnell neue Aufgaben, Projekte und andere Anforderungen um uns herum auf. Deswegen ist es manchmal schwierig all diese Dinge im Kopf zu behalten und gleichzeitig dem privaten und beruflichen Alltag gerecht zu werden. Es gibt viele Methoden die sich damit beschäftigen, wie man effizient arbeiten kann und gleichzeitig auch entspannter und stressfrei wird. Eine der bekanntesten Methode ist das “Getting Things Done” Prinzip

Bei dem Getting Things Done handelt es sich um eine Möglichkeit des Selbstmanagements, das von David Allen entwickelt worden ist. Es ist eine einfache und wirksame Methode, um die eigene Produktivität und Struktur schnell steigern zu können.

Indem du diese 5 Schritte befolgst, kannst du effizient arbeiten:

1. Sammeln

Fang an, alles zu sammeln. Und das bedeutet wirklich alles in deinem Kopf.

Sei es Aufgaben, Projekte, Erinnerungen, Ziele oder deine Einkaufsliste. Jeder einzelne Punkt, den du SOPHY hinzufügst, hilft deinen Kopf frei zu halten. Damit kannst du dich voll und ganz darauf konzentrieren effizient zu arbeiten.

In SOPHY kannst du alle Aufgaben, Notizen und alles andere unter “Aufgaben” speichern.

Das gibt dir einen vollständigen Überblick über alle wichtigen Dinge, sodass im Alltag nichts mehr verloren geht.

2. Verarbeiten

Sieh deine Liste durch und beantworte für jeden Punkt die folgenden Fragen:

1. Worum handelt es sich genau?

Das ist die grundlegende Frage, um wirklich zu verstehen, was getan werden muss. Dadurch bekommst du ein Gefühl wie dringlich und wichtig die Aufgabe ist. Trage deine Antwort zusammen mit dem konkreten nächsten Schritt und dem Ziel, das du damit erreichen möchten, in der Beschreibung ein.

2. Kannst du jetzt etwas tun?

  • Lautet die Antwort “Nein“, dann lösche die Aufgabe oder verschiebe sie in die Aufgabengruppe “Für später“.
  • Wenn die Antwort “Ja” ist, solltest du alle Aufgaben sofort erledigen, die weniger als 2 Minuten dauern.
  • Kann jemand anderes die Arbeit erledigen, kannst du ihm die Aufgabe zuweisen. Wähle einfach ein Teammitglied aus oder gib dessen E-Mail-Adresse in das Feld “Zuweisen an” ein, um die Verantwortlichkeit zu übertragen. Sobald er ein Konto erstellt hat, kann er entweder SOPHY verwenden oder seine Aufgaben einfach über sein vertrautes E-Mail-Programm als erledigt markieren.
  • Andernfalls lege ein Fälligkeitsdatum fest, wann die Aufgabe erledigt werden soll.

Du kannst auch Stichwörter wie “Anruf”, “Termin” oder den Namen eines bestimmten Projekts verwenden, um Aufgaben zu strukturieren. 

3. Organisieren

Diesen Schritt hast du wahrscheinlich schon fast abgeschlossen, indem du alles in SOPHY gesammelt haben.

Wenn sich eine Aufgabe jedoch als komplexer herausstellt, solltest du eine Checkliste erstellen und die verschiedenen Schritte und Meilensteine als Aufgaben hinzufügen.

Deine Aufgaben in der Checkliste werden automatisch in der Übersicht bei “Aufgaben” angezeigt.

4. Durchsicht

Stell sicher, dass deine Liste immer auf dem aktuellen Stand ist. Bei der Pflege markierst du  Aufgaben als erledigt, löschst nicht mehr benötigte Punkte und fügst neue Aufgaben hinzu.

Um dir die Pflege der Liste zu vereinfachen erhältst du Benachrichtigungen von SOPHY via Mail, sobald sich die Aufgaben ihrem Fälligkeitsdatum nähern. Du kannst Aufgaben jederzeit direkt in diesen E-Mails als erledigt markieren, ohne dich anmelden zu müssen.

Wenn du in der Aufgabenliste nach “Meine Reihenfolge” sortierst, kannst du die Reihenfolge der Aufgaben ändern und damit priorisieren.

Klicke einfach auf eine Aufgabe und ziehe sie per Drag & Drop an die gewünschte Position in der Liste.

aufgabenliste nach dem getting things done prinzip

5. Handle jetzt!

Los geht’s!

Endlich kannst du mit dem Abarbeiten beginnen. Wenn du eine Aufgabe erledigst und sich daraus eine weitere oder ein nächster Schritt ergibt, halte sie am besten direkt fest.

Viel Erfolg!

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on email
Email
Share on xing
XING

One Comment

  1. Machst du diese teuren Fehler bei der Aufgabenverwaltung deines Teams?

    […] wie die Eisenhower-Methode und das “Getting Things Done”-Prinzip betonen genau aus diesen Gründen die Bedeutung der […]

Comments are closed.