Eisenhower Prinzip

Wie du mit dem Eisenhower-Prinzip zum Zeitmanagement-Profi wirst.

Wahrscheinlich kennst du das Gefühl, den ganzen Tag lang auf der Arbeit Dinge zu erledigen, Probleme zu lösen, Fragen zu beantworten und nebenbei noch wirklich wichtige Aufgaben und Projekte anzugehen.

Und trotzdem hast du am Ende des Tages das Gefühl, dass du NICHTS geschafft hast?

Ein kleines Trostpflaster: Das ist absolut kein seltenes Phänomen und du bist nicht die erste Person, der es so geht!

Vermutlich gibt es dieses Problem sogar, seit die Menschheit damit begonnen hat, die Aufgaben innerhalb einer Gruppe unter sich aufzuteilen.

Nicht ganz so alt, aber auch schon ein Klassiker, ist das Eisenhower Prinzip

Benannt ist nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight Eisenhower, der angeblich nach dieser Methode gearbeitet haben soll und es auch seinen Mitarbeiter/innen gelehrt hat. Lass uns am besten gleich loslegen!

Eisenhower Prinzip: Machen und machen lassen

Kern- und Knackpunkt sind die 4 Kategorien, in die alle Aufgaben zunächst eingeteilt werden. Dazu ist es natürlich am besten, wenn du eine Liste von (möglichst) allen Aufgaben anlegst, die anfallen. Darunter sollten sich natürlich auch regelmäßig wiederkehrende Aufgaben und Routinen befinden. 

Hast du diese Liste fertig, müssen diese Aufgaben jeweils in eine der 4 Kategorien eingeteilt werden.

Die beiden zentralen Dimensionen der Kategorisierung sind die Dringlichkeit und die Wichtigkeit der jeweiligen Aufgaben. 

Die Wichtigkeit einer Aufgaben wird immer im Hinblick darauf bewertet, inwieweit sie relevant für die Erreichung deiner Ziele (oder der Ziele des Unternehmens) ist. Eine Aufgabe, die nicht auf die Erreichung deiner Ziele einzahlt, ist unwichtig.

Die Dringlichkeit bezieht sich auf die Zeit bzw. die Fälligkeit. Je näher dieser Zeitpunkt am hier und jetzt ist, desto dringlicher ist die Aufgabe. Eine Aufgabe ohne einen Zeitpunkt ist dementsprechend am wenigsten dringlich.

Schauen wir uns also die einzelnen Kategorien genauer an:

Wichtige und dringliche Aufgaben:

Das sind die Aufgaben der Kategorie A, sie haben die allerhöchste Priorität. Die Aufgaben hier kannst nur du selber erledigen und sie fallen in naher Zukunft an. Sobald du eine Aufgabe in diese Kategorie einordnest, frage dich wirklich nochmal ganz genau: 

Kannst nur du diese Aufgabe erledigen? 

Falls nicht, kommt sie in Kategorie C, zu der wir später noch kommen werden.

Wichtige und nicht dringliche Aufgaben:

Auch hier, in Kategorie B, sollten nur die Aufgaben sein, die nur du erledigen kannst. Sie sind allerdings nicht an ein Datum geknüpft, oder erst in einiger Zeit fällig. Diese Aufgaben behältst du in deiner Liste und setzt ein Fälligkeitsdatum für sie fest. 

Wenn du keine Aufgaben der Kategorie A hast, oder die Dringlichkeit dieser Aufgaben steigt, sind sie an der Reihe.

Nicht wichtige, aber dringliche Aufgaben:

Hier sind wir nun bei der Kategorie C angelangt. Einige Aufgaben sind zwar nicht wichtig für deine Ziele, müssen aber dennoch erledigt werden und das möglichst bald. Da jedoch nicht nur du diese Aufgabe erledigen kannst, weist du sie jemand anderem zu und teilst ihm entsprechend die Dringlichkeit der Aufgabe mit. Setze dabei ebenfalls immer ein Fälligkeitsdatum fest.

Nicht wichtige und nicht dringliche Aufgaben:

Das sind Aufgaben der Kategorie P. Ganz genau, nicht D sondern P. 

Denn diese Aufgaben sollten möglichst ganz schnell raus aus deinem Kopf, raus aus deiner Liste und ab in den Papierkorb. Diese Aufgaben möglichst loszuwerden sollte deine erste Aufgabe der Kategorie A sein, denn sie behindern dich und dein Team.

quadrat des eisenhower prinzips

Pflege deine Liste

Denke immer daran deine Liste auf dem aktuellen Stand zu halten, indem du:

  • erledigte Aufgaben kennzeichnest
  • bestehende Aufgaben eventuell neu bewertest
  • neue Aufgaben hinzufügst
  • Aufgaben der Kategorie P möglichst löschst.

Wie setze ich das Eisenhower Prinzip um?

Die einfachste und effektivste Möglichkeit, das Eisenhower Prinzip umzusetzen, ist mit einem entsprechenden ToDo-Programm. 
 
Hier kannst du:
  • alle Aufgaben zentral erfassen und verwalten
  • Aufgaben mit anderen Mitgliedern teilen
  • Aufgaben delegieren, um Verantwortlichkeiten zu klären
  • Fälligkeiten und Fristen für Aufgaben hinterlegen
  • Aufgaben priorisieren und kategorisieren.
In SOPHY findest du für das Eisenhower-Prinzip eine bereits angelegte Vorlage mit entsprechenden Unterteilungen, in die du deine Aufgaben eintragen kannst.
 
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5 Comments

  1. Effizientes Verwalten mehrerer Aufgaben - Business Multitasking 101 | SOPHY

    […] Sie können hier mehr über die Eisenhower-Matrix erfahren und auf kostenlose Vorlagen zugreifen, um…. […]

  2. Wie du einfach und effektiv delegierte Aufgaben verfolgen kannst | SOPHY

    […] die von der Eisenhower-Matrix bis zur Methode „Getting Things Done“ reichen, sind in hohem Maße auf Delegationen angewiesen, […]

  3. hgf

    Hola! I’ve been following your website for a long time now and finally got the bravery to go ahead and give you a shout out from Huffman Texas!
    Just wanted to say keep up the excellent work!

  4. Machst du diese teuren Fehler bei der Aufgabenverwaltung deines Teams?

    […] wie die Eisenhower-Methode und das “Getting Things Done”-Prinzip betonen genau aus diesen Gründen die Bedeutung […]

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