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Onboarding neuer Mitarbeiter - Vorlagen und Whitepaper-Download

Jeder neue Mitarbeiter, der in dein Unternehmen kommt, ist von Beginn an ein finanzielles Investment.

Um einen neuen Mitarbeiter in dein Unternehmen zu bekommen musst du:

  • Zeit und Geld für die Erstellung und Verbreitung der Stellenanzeige und die Gespräche mit den Bewerber aufbringen bzw. ein Agentur für diese Arbeit bezahlen
  • entsprechendes Training und eine Übergabe gewährleisten, damit der neue Mitarbeiter produktiv werden kann
  • weitere Kosten in Form von Produktivitätsverlust zahlen, bis der neue Mitarbeiter in seiner neuen Rolle komplett angekommen ist.

Sobald du an den Punkt gekommen bist, dass dein neuer Mitarbeiter endlich vollständig produktiv ist, hast du schon eine Menge Geld investiert.

Und falls dieser Prozess nicht organisiert und strukturiert ist, besteht außerdem das Risiko, dass du dieses Investment auf’s Spiel setzt.

Denn der erste Eindruck hat einen enormen Einfluss auf darauf, wie dein neuer Mitarbeiter dein Unternehmen wahrnimmt. Und damit auch, wie lange er dort verbleiben wird.

Tatsächlich gibt einer von drei befragten Mitarbeitern an, dass sie in der ersten Woche in einem neuen Unternehmen wissen, ob sie dort bleiben werden oder nicht. Die gleiche Anzahl wird das neue Unternehmen innerhalb der ersten 6 Monate wieder verlassen.

Immer wenn das passiert, geht deinem Unternehmen das Investment in diesen Mitarbeiter verloren.

Doch noch schlimmer ist, dass dadurch der ganze Prozess wiederholt werden muss und erneut diese Kosten und damit auch neue Risiken entstehen.

Mitarbeiter Onboarding – Vorlagen für die Einarbeitung

Indem du dich nach den Onboarding Best Practices richtest, machst du einen großen Schritt in die richtige Richtung. Es ist der einfachste Weg um effektiv diese Kosten auf das Nötigste zu reduzieren.

Außerdem wird ein strukturierter Onboarding Prozess das Vertrauen deiner neuen Mitarbeiter stärken, die Mitarbeiterbindung erhöhen und dafür sorgen, dass sie schneller voll produktiv sein können.

Hier sind die grundlegenden Prinzipien, die du beim Onboarding beachten solltest:

1. Beginne beim ersten Kontakt

Der erste Eindruck zählt.

Und dieser erste Eindruck ist meist beim Rekrutierungsprozess.

Ein freundliches und organisiertes Auftreten und gute Erreichbarkeit in der Kommunikation erzeugen ein positives Bild von deinem Unternehmen. Außerdem hilft es dabei, potentielle Kandidaten mit höherer Qualifizierung zu erreichen.

2. Achte auf dein Personalmanagement

Bevor ein neuer Mitarbeiter seine Rolle im Unternehmen einnehmen muss, sollte er den Kontext und die Umgebung kennenlernen.

Deswegen sollte er mit der Art, wie das Unternehmen arbeitet, vertraut gemacht werden. Außerdem sollte er die Regeln und Prinzipien kennenlernen, die für alle Mitarbeiter gelten.

Eine typische HR Onboarding Checkliste beinhaltet :

  • Mitarbeiterverträge, einschließlich Pflichten und Verantwortlichkeiten
  • Arbeitszeiten
    Urlaubs- und Krankmeldungsregelungen
  • Mitarbeitervorteile
  • bestimmte Verhaltensregeln, die den Mitarbeiter betreffen
  • informelle und soziale Regeln, wie z.B. die Arbeitskleidung
  • Erklärung der Zugänge zu Unternehmenseigentum und Betriebssystemen.

 

Sei freundlich, organisiert und verantwortungsvoll, wenn dein Mitarbeiter dich das erste Mal sieht. Denn es zählt der erste Eindruck!

3. Equipmentverwaltung

Effektive Verwaltung deines Equipments ist ein essentieller Teil des Onboarding. Es hilft deinem Mitarbeiter, so schnell wie möglich produktiv werden zu können.

Equipmentverwaltung beinhaltet:

  • stetige Erfassung des Equipments des Unternehmens
  • ein aktueller Status wo und bei wem dieses Equipment momentan ist
  • kontinuierliche Erfassung, wenn sich dieser Status ändert.

Ein effektives System zur Verwaltung des Equipments stellt sicher, dass deine neuen Mitarbeiter ihre Ausrüstung und Geräte schnell bekommen. Das verhindert mögliche Fehlerquellen, die zu Verzögerungen und damit Produktivitätsverlust führen könnten.

4. Zugang zu Software und Systemen

Sobald ein neuer Mitarbeiter sein Equipment bekommen hat, benötigt er Zugänge. Damit er seiner Rolle im Unternehmen gerecht werden kann, wird er Zugriff auf bestimmte Systeme und Datenbanken benötigen.

Das beinhaltet unter anderem Zugang zu:

  • Geschäftlichen Email-Konten
  • Systemen zur Verwaltung von Passwörtern, um auf Software und Dokumente zugreifen zu können
  • Elektronischen Zugangscodes, die für gesicherte Bereiche im Arbeitsumfeld notwendig sind.

5. Wissenstransfer

Die Übergabe von Wissen ist einer der kritischsten Teile des Onboarding Prozesses.

Durch ihn bekommt der neue Mitarbeiter wichtige und sensible Informationen, die er für die produktive Ausübung seiner Tätigkeit zwingend braucht.

Dabei sollte die Übergabe des Wissens mit Hilfe von Dokumenten stattfinden.

Doch sollte diese schriftliche Übergabe am besten in Kombination mit einem Gespräch erfolgen. Der neue Mitarbeiter und der vorherige oder ein zuständiger Mitarbeiter, sollten sich in diesem genug Zeit nehmen, um eine umfangreiche Übergabe zu gewährleisten.

Denn dadurch hat der neue Mitarbeiter Möglichkeiten direkte Fragen zu stellen. Auch Bedenken oder Anmerkungen bezogen auf die Übergabedokumente können im Rahmen dieses Gespräch angesprochen werden.

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Mit Checklisten Prozesse strukturieren

Die Onboarding Best Practices können auf den ersten Blick einfach erscheinen. Doch bezogen auf die einzelnen notwendigen Schritte, kann der Prozess schnell sehr komplex werden.

Denn sollte einer dieser Schritte vergessen oder verzögert werden, kommt es zu unnötigem Durcheinander und Stress für dich und den Mitarbeiter.

Deshalb sind Checklisten der effektivste Weg für einen strukturierten Onboarding Process. Denn durch sie wird jeder einzelne Schritt identifiziert und klar beschrieben.

Das hilft dir sicherzustellen, dass kein wichtiger Punkt verloren geht. Außerdem gibt es dem neuen Mitarbeiter einen klaren Leitfaden, um sich in der neuen Umgebung mit den neuen Anforderungen zurecht zu finden.

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