Wie du einfach und effektiv delegierte Aufgaben managt

Eine effektive Delegierung ist eines der wichtigsten Merkmale eines erfolgreichen Aufgabenmanagements.

Produktivitätssysteme, die von der Eisenhower-Matrix bis zur Methode „Getting Things Done“ reichen, sind in hohem Maße auf Delegationen angewiesen, um modernen Büroangestellten dabei zu helfen, Stress abzubauen und die Produktivität zu verbessern.

Auch wenn das grundlegende Konzept der Delegierung einfach klingt, kann es überraschend schwierig sein, dies zu tun.

Warum ist Delegation wichtig?

Es ist verlockend, die Delegierung von Aufgaben als faul zu empfinden.

Ein Manager, der seine Aufgaben delegiert, könnte befürchten, dass seine Kollegen glauben, dass er sich seiner Verantwortung entzieht und  Arbeit und Druck auf andere überträgt. Die Realität sieht ganz anders aus. 

 

Aufgabendelegation heißt Teamwork:

• sie führt die Zusammenarbeit in deinem Geschäftsumfeld ein, wodurch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und die Projektergebnisse verbessert werden.

• sie baut Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern auf und signalisiert den Mitarbeitern, dass ihre Manager Vertrauen in ihre Fähigkeit haben, (ihre) Aufgaben zu erledigen.

• sie hilft bei der Entwicklung von Fähigkeiten, wenn Mitarbeiter Aufgaben erhalten, bei denen sie ihre Fähigkeiten oder Kenntnisse verbessern oder verbessern müssen.

Anstatt Manager faul aussehen zu lassen, kann eine effektive Aufgabendelegation ein  vertrauensvolleres Arbeitsumfeld schaffen, in dem Mitarbeiter durch das Vertrauen motiviert sind und dem ihre Manager vertrauen.

 

Warum findet trotzdem keine Delegierung von Aufgaben statt?

Die Realität ist, dass viele Manager überhaupt keine Aufgaben delegieren, während diejenigen, die dies nicht tun, dazu neigen, ihre Arbeit systematisch oder effektiv zu delegieren.

 

Wir haben bereits einen Grund dafür gegeben – Manager befürchten möglicherweise, dass die Delegierung von Arbeit sie faul oder egoistisch erscheinen lässt.

Es gibt jedoch noch andere Faktoren, die Sie davon abhalten können, Aufgaben zu delegieren, darunter:

• Die Überzeugung, dass ein Mitarbeiter nicht in der Lage ist, eine Aufgabe nach dem gleichen Standard wie Sie auszuführen. Die einzige Möglichkeit, herauszufinden, ob dies zutrifft, besteht darin, die Arbeit zu delegieren und die Ergebnisse zu überprüfen. Es kann Sie überraschen, dass Ihre Mitarbeiter auch viele oder bessere Aufgaben ausführen können als Sie.

• Die Angst, eine Aufgabe loszulassen und die Kontrolle über das Ergebnis der Aufgabe zu verlieren, sobald sie in den Händen eines anderen Mitarbeiters liegt. Dies ist völlig normal, insbesondere wenn du ein Perfektionist bist. Du kannst die als erledigt gekennzeichnete Aufgabe jedoch jederzeit nachverfolgen und sicherstellen, dass sie deinen Standards entspricht.

• Bedenke, dass das Unterrichten einer anderen Person oder das Bereitstellen von Feedback zu einer delegierten Aufgabe genauso lange oder länger dauern kann, als wenn du die Aufgabe einfach selbst erledigst. In der Realität macht sich die anfängliche Investition in die Schulung langfristig bezahlt, da du dann diese Art von Aufgabe häufiger delegieren kannst.

 

Das Schlüsselwort hier ist Vertrauen. Indem du keine Arbeit delegierst, kommunizierst  du mit Mitarbeitern nicht nur auf subtile Weise dein mangelndes Vertrauen mit, sondern nimmst ihnen auch die Möglichkeit, sich dein Vertrauen zu verdienen.

 

Wann solltest du Aufgaben delegieren?

Um die Angelegenheit zu komplizieren, wird es Fälle geben, in denen die Delegierung von Aufgaben möglicherweise nicht angemessen ist. Es ist daher auch wichtig, eine gute Vorstellung davon zu haben, welche Art von Aufgaben für die Delegation am besten geeignet sind.

Im Folgenden sind einige der gängigen Aufgabentypen aufgeführt, die du delegieren kannst, um deine Produktivität zu verbessern, ohne die Projektergebnisse zu beeinträchtigen:

Aufgaben, die jemand anderes ausführen kann. Du solltest Aufgaben nur delegieren, wenn du sicher bist, dass die Person, die die Aufgabe übernimmt, über die grundlegende Fähigkeit verfügt, sie zufriedenstellend zu erledigen. Es ist nicht immer erforderlich, dass die Person, an die du die Aufgabe delegierst, über die spezifischen Fähigkeiten oder Kenntnisse verfügt, die zum Ausführen der Aufgabe erforderlich sind. Wenn du sie schnell unterrichten oder ihnen zeigen kannst, wie sie die Aufgabe ausführen, ist dies auf jeden Fall ein Kandidat für die Delegierung.

Einfache, sich wiederholende Aufgaben. Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, für deren Erledigung jedoch relativ wenig Kenntnisse erforderlich sind, sollten als erstes Ziel für die Delegierung festgelegt werden. Dies kann das Zusammenfassen oder Formatieren von Berichten, das Kopieren und Einfügen von Daten von einer Plattform oder einem Dokument in eine andere oder jede andere Aufgabe umfassen, die von jemandem mit relativ geringen Kenntnissen oder Schulungen ausgeführt werden kann.

Führungskräfte: Musst du einen Kunden anrufen, um eine Besprechung zu vereinbaren, oder sich um einige Unternehmensgeschenke kümmern? Delegiere diese Art von Aufgabe an eine andere Person. Kleine Verwaltungsaufgaben können zu echten Produktivitätsmördern werden, sobald sie anfangen, sich zu summieren.

Aufgaben, die andere besser erledigen können. Wenn jemand in deinem Team über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um eine Aufgabe auf deiner Liste schneller und besser zu erledigen, als du, übergebe sie. Andernfalls führt dies zu einem schlechteren Ergebnis der Aufgabe und dauert länger.

Dringende Aufgaben. Wenn du vor einem Stapel von Aufgaben mit jeweils einer Frist stehen, priorisiere  diese für die Delegierung. Oft ist es besser, eine Aufgabe von jemand anderem erledigen zu lassen, als sie nicht bis zum Fälligkeitsdatum selbst zu erledigen.

So delegierst du Aufgaben effektiv

Die Aufgabendelegation besteht aus fünf Kernkomponenten:

1. Identifiziere, welche Aufgaben du delegieren wirst

2. Überlege, an wen du die einzelnen Aufgaben delegierst

3. Stelle eine detaillierte Beschreibung der jeweiligen Aufgabe bereit

4. Gebe einen Zeitrahmen  für die Fertigstellung oder eines Fälligkeitsdatums vor

5. stelle ein Kommunikationskanal zur Nachverfolgung der Aufgabenerfüllung sicher.

 

Während es möglich ist, alle oben genannten Aufgaben von Angesicht zu Angesicht, über das Telefon oder mit schriftlichen Notizen zu erledigen, werden diese altmodischen Methoden die Zeit einsparen, die durch das Delegieren von Aufgaben anfällt.

Wenn es um die Delegierung von Aufgaben geht, ist die Technologie dein Freund.

Durch die Verwendung eines speziell entwickelten Task-Management-Softwaresystems ist es unglaublich einfach, Aufgaben zuzuweisen und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erledigt werden.

So einfach geht’s: 

1. Füge die Aufgabe deiner Aufgabenliste hinzu.

2. Gebe eine Beschreibung für die Aufgabe ein. Je detaillierter die Beschreibung ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass deine Kollegen keine weitere Fragen oder Kommentare zurückgeben

3. Lade alle relevanten Dateien oder Aufgabensicherheiten in die Aufgabe.

4. Weise die Aufgabe einem Kollegen zu.

5. Ordne  der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zu.

Und fertig!

 

Eine Aufgabenverwaltungsanwendung wie SOPHY erledigt den Rest und automatisiert den Aufgabenverwaltungsprozess, sobald die Aufgabe zugewiesen wurde. 

Dies beinhaltet:

• Automatische Benachrichtigungen, wenn Kommentare zu einer Aufgabe hinterlassen werden, die per E-Mail übermittelt und in der App angezeigt werden.

• E-Mail- und App-Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe fällig ist.

• E-Mail- und App-Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist.

Wenn du es einmal ausprobiert hast, wirst du nicht nur feststellen, welche Auswirkungen eine Delegierung von Aufgaben auf deine Arbeitslast haben kann, sondern auch, wie einfach dies mit der neuesten Technologie zu bewerkstelligen ist.

Wir laden dich ein, SOPHY selbst auszuprobieren.

Unsere cloudbasierte Aufgabenverwaltungssoftware muss nie aktualisiert werden. Auf Aufgabenlisten können autorisierte Mitglieder von jedem angeschlossenen Gerät aus zugreifen.

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