subscription management

So behältst du den Überblick über Abonnements im Unternehmen

Wenn du im Unternehmen Dienstleistungen und Services nutzt, wirst du festgestellt haben, dass immer mehr Anbieter auf Abonnement-Zahlungsmodelle umsteigen.

So wird geschätzt, dass bis 2022 53% aller Software-Umsätze aus Abonnements generiert werden.

Die Tage, dass Software zu einem festen Preis gekauft und anschließen installiert wird, gehen zu Ende. Gleichzeitig schreitet die Entwicklung hin zu Cloud-basierten Softwarediensten immer schneller voran.

Da sich dieser überall Trend beschleunigt, wirst auch du eine steigende Anzahl von Abonnements bei verschiedenen Anbietern bezahlen und im Auge behalten müssen.

Aber nicht nur Software wird mit einem Abo vertrieben:

  • etwa 70% der Zeitschriften/Zeitungen sind in einem Abo
  • über 60% der Smartphones in Deutschland sind Vertragshandys
  • über 10% der deutschen haben einen PayTV-Sender abonniert
  • die meisten Versicherungen sind an Vertragslaufzeiten gebunden

Warum die Verfolgung von Abonnements wichtig ist

Es mag zwar verlockend sein, sich bei der Handhabung von Abonnements auf das Gedächtnis zu verlassen, aber es ist wichtig, einen strukturierten Prozess zur Verwaltung von Abonnements einzuführen.

Das hat folgenden Grund:

Auch wenn du deine Abonnements vergisst, sie werden dich nicht vergessen. Jeden Monat werden Abbuchungsaufträge von deinem Bankkonto abgebucht, unabhängig davon, ob du den Dienst aktiv nutzt oder nicht.

Wenn bestimmte Dienstleistungen deine Zustimmung zur Erneuerung erfordern (wie z.B. Website-Domains), kann es versehentlich zur Kündigung kommen, wenn du versäumst sie zu verlängern. Das kann möglicherweise zum Verlust wertvoller Daten oder IT-Assets führen.

Du wirst auf eine Vielzahl von Problemen stoßen, wenn beispielsweise Änderungen an deinen Zahlungsdetails vorgenommen werden müssen. Wenn die Kreditkarte abläuft und bei den Abonnements nicht aktualisiert wird, könnten mehrere kritische Abonnements gleichzeitig blockiert werden.

Wenn du den Überblick über Ihre Abonnements verlierst, kann es leicht passieren, dass du mehr als ein Abonnement bei einem Software-Dienstleister hast. Das sorgt für verdoppelte Kosten, ohne dass dein Unternehmen davon profitiert.

Du verpasst die Gelegenheit, die Abonnements regelmäßig zu überprüfen und die Preise konkurrierender Softwareanbieter zu vergleichen. Doch dadurch könnte einiges an Kosten eingespart werden.

 

Wie du Abonnements nachverfolgen kannst

 

Sobald du erkannt hast, wie wichtig die Nachverfolgung von Abonnements ist, solltest du einige einfache Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass du auch in Zukunft den Überblick behalten kannst.

Diese umfassen:

  • Identifizierung aller Abonnements
  • Angabe der Abonnementkosten und der Abonnementstufe (d.h. Basic oder Enterprise)
  • Notiere, welches Mitglied Ihres Teams für die Erneuerung der einzelnen Abonnements verantwortlich ist
  • Aufzeichnung von Verlängerungsdaten, falls relevant
  • Einzelheiten über den Service, den das Abonnement bietet.

Inventarmanagement-Software wird häufig verwendet, um gleichzeitig auch die Abonnementverwaltung zu bewältigen. Diese Software kann jedoch teuer und schwierig zu verwenden sein.

Außerdem wird sie in der Regel von IT-Mitarbeitern implementiert und verwaltet. Damit ist sie möglicherweise nicht für Geschäftsinhaber oder Manager geeignet, die ihre Abonnements selbst verwalten möchten.

Warum SOPHY sinnvoll ist

Wenn du kein Geld für teure Inventarmanagement-Software ausgeben, sondern eine Abonnementverfolgung implementieren möchtest, dann ist SOPHY die ideale Lösung.

SOPHY ist ein Prozess-, Aufgaben- und Inventarmanagement-System, das alle Funktionen bietet, die für eine schnelle und einfache Auflistung und Verwaltung aller Abonnements erforderlich sind.

Mit SOPHY kannst du:

  • Jedes Abonnement als ein Ressource anlegen.
  • das Abonnement einem Teammitglied zuweisen
abo verantwortlichkeit zuweisen
  • Füge eine Kategorie zur Ressource hinzu. Gib z.B. ‘Abonnement‘ als Kategorie in dem ersten Abonnement-Eintrag ein, und du kannst dieselbe Kategorie für alle weiteren Einträge verwenden. So kannst du später einfach nach deinen Abonnements filtern.
  • Weise einem Abonnement ein Stichwort zu. Das ermöglicht es, verschiedene Arten von Abonnements nach Stichwörtern zu gruppieren. Du kannst in der SOPHY-Suchleiste danach suchen, um Abonnements mit dem entsprechenden Stichwort aufzulisten.
  • Gib die Kosten des Abonnements im Kostenfeld ein.
  • Gib eine Beschreibung des Abonnements ein, in der alle relevanten Informationen, wie z.B. die Abonnementschicht, erfasst werden.
  • Verwende den Aufgabenmanager, um die Erneuerung oder Überprüfung des Abonnements als Aufgabe einzurichten. Dort kannst du jeweils eine bestimmtes Datum festlegen. Weise die Aufgabe einem Teammitglied zu, und es erhält automatische Benachrichtigungen entsprechend dem von dir festgelegten Fälligkeitsdatum.

Sobald die Abonnements als Ressource eingerichtet sind, kannst du auch mit den Teammitgliedern über bestimmte Abonnement kommunizieren. Nutze dafür das Feld Aktivität & Kommentare. Dort wird automatisch eine Historie angelegt, die es dir ermöglicht, den Überblick über alle Vorgänge bei jedem Abonnement zu behalten.

Wenn du ein Abonnement kündigst, kannst du es einfach löschen, um sicherzustellen, dass die Abonnementliste auf dem neuesten Stand bleibt.

So einfach ist das!

Und wenn du SOPHY zur Verwaltung von Abonnements verwendest, genießt du außerdem folgende Vorteile:

  • Cloud-basierte Software, d.h. sowohl du als auch autorisierte Teammitglieder können die Abonnements jederzeit von jedem Online-Gerät aus einsehen oder bearbeiten.
  • Echtzeit-Benachrichtigungen über alle Änderungen an Aufgaben
  • unbegrenzte Anzahl von Teammitgliedern und Vermögenswerten. 

Lass dich von SOPHY bei der Verwaltung der Abonnements unterstützen.

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